Kontorschef – jobb i Finland
Kontorschefer övervakar det administrativa arbete som tjänstemän får i uppdrag i olika typer av organisationer eller föreningar. De utför mikroförvaltning och håller noggrann uppsikt över administrativa processer som till exempel kontroll av brevväxling, utformning av registersystem, översyn och godkännande av krav på förvärv, tilldelning och övervakning av kontorsfunktioner. De rapporterar till chefer inom samma avdelning eller till företagschefer beroende på företagets storlek.
Kontorschef - Vilka färdigheter är obligatoriska?
Instruera underordnad personal genom att använda olika kommunikationsmedel. Anpassa kommunikationen till målgruppen i syfte att förmedla instruktioner på rätt sätt.
Övervaka, analysera och tillhandahålla tillräckliga och nödvändiga kontorsförnödenheter för att verksamheten ska kunna drivas på ett smidigt sätt.
Hantera anställda och underordnade, som arbetar i grupp eller enskilt, för att maximera deras resultat och insatser. Planera deras arbete och verksamhet, ge instruktioner, motivera och leda arbetstagarna så att de når företagets mål. Övervaka och mäta hur en anställd tar sitt ansvar och hur väl detta utförs. Identifiera områden som kan förbättras och lägga fram förslag för att uppnå detta. Leda en grupp människor att uppnå målen och upprätthålla en effektiv arbetsrelation bland personalen.
Använda olika typer av kommunikationskanaler, t.ex. muntlig, handskriven, digital och telefonkommunikation, i syfte att formulera och dela idéer eller information.
Sköta förvaltningen och funktionsdugligheten hos de olika kontorssystem som behövs för att kontorslokaler ska fungera smidigt och dagligen, såsom interna kommunikationssystem, programvara för gemensamt utnyttjande inom företaget och kontorsnät.
Göra lämpligt bruk i rätt tid av de kontorssystem som används i företag, beroende på syftet, oavsett om det gäller insamling av meddelanden, kundinformation eller planering av dagordningen. Det omfattar förvaltning av system såsom kundrelationshantering, hantering av leverantörer, lagring och röstmeddelanden.
Se till att de administrativa systemen, processerna och databaserna är effektiva och välhanterade samt ger en god grund för arbetet tillsammans med den administrativa tjänstemannen/personalen/yrkesutövaren.
Planering, övervakning och justering av kostnader och intäkter för ett företag i syfte att uppnå kostnadseffektivitet och tillräcklig kapacitet.
Sammanställa arbetsrelaterade rapporter som stöder en effektiv relationshantering och en hög standard när det gäller dokumentation och registerföring. Skriva och presentera resultat och slutsatser på ett klart och begripligt sätt så att de kan förstås av en icke-expert.
Arbeta med ledningsrutiner som kontinuerlig förbättring, förebyggande underhåll. Uppmärksamma problemlösning och principer för lagarbete. Ge team möjlighet att identifiera möjligheter och sedan driva processen för att förbättra resultaten.
Utföra administrativa uppgifter som arkivering, rapportskrivning och sköta postkorrespondens.
Delegera ansvar, aktiviteter och uppgifter till andra beroende på deras förmåga, förberedelsenivå och behörighet. Se till att människor förstår vad de ska göra och när de ska göra det.
Lägga fram rekommendationer till förbättring av arbetsuppgifterna.
Övervaka, analysera och tillhandahålla de anordningar som krävs på kontor och i affärsverksamhet för att driften ska kunna fungera på ett smidigt sätt. Förbereda utrustning såsom kommunikationsutrustning, datorer, faxmaskiner och kopieringsapparater.
Programmens egenskaper och funktion, som t.ex. ordbehandling, kalkylblad, presentation, e-post och databas.
Utvärdera och identifiera personalbrist i fråga om kvantitet, kompetens, prestationsintäkter och överskott.
Tillämpa en rad principer och mekanismer utifrån vilka en organisation förvaltas och styrs, fastställa informationsrutiner, kontrollera arbetsflöden och beslutsprocesser, fördela rättigheter och ansvarsområden mellan avdelningar och enskilda personer, fastställa företagsmål samt övervaka och utvärdera åtgärder och resultat.
Kontorschef - Vilka färdigheter är nyttiga men inte obligatoriska?
Lagstiftning på nationell eller internationell nivå som reglerar arbetsvillkor på olika områden mellan parterna på arbetsmarknaden såsom regeringen, arbetstagare, arbetsgivare och fackföreningar.
Svara och kommunicera med kunder på ett maximalt effektivt och ändamålsenligt sätt för att möjliggöra för dem att få tillgång till önskade produkter eller tjänster, eller ge annan hjälp som de kan behöva.
Planera, övervaka och rapportera om budgeten och utarbeta fastställda produktionsbudgetar.
Sammanställning av rättsliga avtal och förfaranden för fackföreningars verksamhet. Fackföreningars rättsliga tillämpningar vad gäller att skydda arbetstagares rättigheter och arbetsrättsliga miniminormer.
Utvärdera de anställdas kapacitet genom att skapa kriterier och systematiska testmetoder för att mäta enskilda individers sakkunskap inom en organisation.
Anställa nya medarbetare genom att fastställa yrkesrollen, annonsera, göra intervjuer och välja ut personal i enlighet med företagets policy och lagstiftningen.
Organisera arkiv eller företagsdokument, utveckla klassificeringssystem för att göra all information mer lättåtkomlig.
Rättsliga principer som reglerar skriftliga avtal mellan parter gällande utbyte av varor eller tjänster, inbegripet avtalsförpliktelser och uppsägning av avtal.
Samla in, registrera och utarbeta finansiella rapporter om ett företags finansiella ställning vid utgången av en viss period eller ett visst räkenskapsår. Rapporterna som består av fem delar som är rapporten över finansiell ställning, rapporten över totalresultat, rapporten över förändringar i eget kapital, rapporten över kassaflöden och noter.
Projektledning, de verksamheter som ingår i detta område och de variabler som det innebär, såsom tid, resurser, krav, tidsfrister och respons på oväntade händelser.
Finansiella transaktioner som beräkningar, kostnadsuppskattningar och budgetförvaltning med beaktande av relevanta kommersiella och statistiska uppgifter, till exempel uppgifter om material, varor och arbetskraft.
Planera skift för anställda för att säkerställa att alla kundorder slutförs och produktionsplanen följs på ett tillfredsställande sätt.
Metoder för registrering och sammanställning av affärs- och finansiella transaktioner samt analys, kontroll och rapportering av resultaten.
Använd specialiserad programvara för att hantera företagets kontakter med nuvarande och framtida kunder. Organisera, automatisera och synkronisera försäljning, marknadsföring, kundservice och tekniskt stöd för att öka den riktade försäljningen.
Se till att kontrakt är aktuella och organisera dem enligt ett klassificeringssystem inför framtida konsultation.
Skattelagstiftning som är tillämplig på ett visst specialområde, t.ex. importskatt, statlig skatt, o.s.v.
Förvalta en organisations räkenskaper och finansiella verksamhet genom att övervaka att alla handlingar arkiveras på korrekt sätt, att all information och alla beräkningar är korrekta och att korrekta beslut fattas.
Leda och vägleda anställda genom en process där de får lära sig den kompetens som behövs för det prospektiva jobbet. Organisera verksamhet som syftar till att introducera arbetet och systemen eller förbättra individers och gruppers prestationer i organisatoriska sammanhang.
Granska chefers utkast för att kontrollera att de är fullständiga, korrekta och rätt formaterade.