Toimistotyöntekijä, kiinteistövälitys – työpaikat Suomessa
Kiinteistövälityksen toimistotyöntekijät hoitavat useita tehtäviä, myös kiinteistöalan hallinnollisia tehtäviä. He antavat asiakkaille taloudellista tietoa kiinteistöistä ja neuvovat heitä, sopivat tapaamisia ja järjestävät näyttöjä, laativat sopimuksia ja avustavat omaisuuden arvioinnissa.
Toimistotyöntekijä, kiinteistövälitys - Mitkä taidot ovat pakollisia?
Tietojen kerääminen aikaisemmista kiinteistökaupoista, kuten hinnoista, joilla kiinteistö oli aikaisemmin myyty, sekä kunnostustöistä ja korjauksista aiheutuvista kustannuksista, jotta kiinteistön arvosta saataisiin selkeä kuva.
Asiakkaille vastaaminen ja heidän kanssaan kommunikoiminen mahdollisimman tehokkaasti ja asianmukaisesti, jotta he voivat saavat pääsyn haluamiinsa tuotteisiin tai palveluihin, tai muuta apua, jota he voivat tarvita.
Asiakkaaseen, palvelun käyttäjään ja henkilökohtaiseen palveluun liittyvät prosessit ja periaatteet. Näihin voivat lukeutua menettelyt, joilla arvioidaan asiakkaan tai palvelun käyttäjän tyytyväisyyttä.
Koota asiakirjoja, jotka ovat peräisin kopiokoneesta, postista tai yritysten päivittäisistä toiminnoista.
Käsitellä esimiesten tai johtajien yleensä suullisesti antamia ohjeita tarvittavista toimista. Huomioida ja toteuttaa esitetyt pyynnöt ja esittää niitä koskevia kysymyksiä.
Koota kaikki yrityksen päivittäiseen liiketoimintaan kuuluvat rahansiirrot ja kirjata ne asiaankuuluville tileille.
Esittää tarkoituksenmukaisia kysymyksiä ja kuunnella aktiivisesti, jotta voidaan tunnistaa asiakkaiden tuotteita ja palveluita koskevat odotukset, toiveet ja vaatimukset.
Antaa vuokranantajille ja vuokralaisille tietoja vuokranantajan ja vuokralaisen velvollisuuksista ja oikeuksista, kuten vuokranantajan velvollisuudesta huolehtia kiinteistön ylläpidosta ja oikeudesta häätää vuokralainen, jos sopimusta rikotaan, sekä vuokralaisen velvollisuudesta maksaa vuokra ajoissa ja välttää laiminlyöntejä.
Suuntaukset, jotka koskevat kiinteistön, muun muassa maan, rakennusten ja kiinteistöön kuuluvien luonnonvarojen, ostamista, myymistä tai vuokraamista; kaupankäynnin kohteena olevien asuin- ja liiketoimintakiinteistöjen luokat.
Kerätä tietoja arvopapereista, markkinaolosuhteista, valtion säännöksistä ja asiakkaiden tai yritysten taloudellisesta tilanteesta, tavoitteista ja tarpeista.
Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.
Ohjelmoida, valmistella ja toteuttaa toimia, jotka on suoritettava päivittäin toimistoissa, kuten postiin liittyvät toiminnot, tavaran vastaanotto, johdon pitäminen tilanteen tasalla ja toiminnan sujuvuuden varmistaminen.
Listata kaikki vuokrattuun kiinteistörakennuksessa olevat tavarat ja huonekalut omistajan ja vuokralaisen välisen sopimuksen tekemiseksi.
Antaa tietoja kiinteistön hyvistä ja huonoista puolista sekä taloudellisiin seikkoihin tai vakuutuksiin liittyvistä käytännöistä; antaa tietoja esimerkiksi sijainnista, kiinteistön osista, remonteista tai remonttitarpeista, kiinteistön hinnasta ja vakuutusten hinnoista.
Järjestää ja aikatauluttaa ammatillisia tapaamisia tai neuvotteluita asiakkaille tai esimiehille.
Toimistotöihin, kuten tekstinkäsittelyyn, taulukkolaskentaan, esitysten tekoon, sähköpostinhallintaan ja tietokantojen ylläpitoon tarkoitettujen ohjelmistojen ominaisuudet ja toiminta.
Viestiä puhelimitse soittamalla puheluja ja vastaamalla niihin ajoissa, ammattimaisesti ja kohteliaasti.
Digitaalisin keinoin, kuten tietokoneilla, puhelimitse tai sähköpostitse, tapahtuva tiedonsiirto.
Hallinnoida valuuttoja, valuutanvaihtotapahtumia, talletuksia sekä yrityksen ja maksusetelien maksuja. Valmistella ja hallinnoida vierailijatilejä ja ottaa vastaan käteis-, luottokortti- ja pankkikorttimaksuja.
Toimistotyöntekijä, kiinteistövälitys - Mitkä taidot ovat hyödyllisiä muttei pakollisia?
Yrityksissä tai pankeissa tehtyjen rahoitustransaktioiden havainnointi, seuraaminen ja analysointi. Transaktion pätevyyden määrittäminen ja epäilyttävien tai suuririskisten transaktioiden tarkistaminen liikkeenjohdollisten virheiden välttämiseksi.
Asiakkaille annettavat viralliset asiakirjat, jotka osoittavat oston ja maksamisen.
Pitää yhteyttä alueellisiin tai paikallisiin viranomaisiin ja vaihtaa tietoja niiden kanssa.
Inventoida toimistotarvikkeet, kuten varusteet ja paperitarvikkeet, jotta tarvikkeet eivät lopu eikä niitä käytetään väärin.
Antaa neuvoja kiinteistön omistajille, kiinteistöalan ammattilaisille tai mahdollisille asiakkaille kiinteistön nykyisestä rahallisesta arvosta, arvoa lisäävästä kehityspotentiaalista ja antaa muuta merkityksellistä tietoa kiinteistömarkkinoiden tulevasta kehityksestä.
Auttaa asiakasta täyttämään ja hallinnoimaan lainahakemuksia, tarjota käytännön apua esimerkiksi toimittamalla prosessiin liittyviä asiakirjoja ja ohjeita, sekä neuvoa esimerkiksi, miten lainahakemus kannattaa perustella, jotta organisaatio myöntäisi lainan.
Osallistua näyttelyihin, joissa tietyn alan yritykset voivat esitellä uusimmat tuotteensa ja palvelunsa, tutkia kilpailijoiden toimintaa ja tarkkailla viimeaikaisia markkinasuuntauksia.
Ottaa huomioon eri tekijät tuotteen kustannusten ja mahdollisten tulojen tai säästöjen laskennassa, jotta voitaisiin arvioida uuden hankinnan tai uuden hankkeen mahdollisesti tuottamat voitot.
Laatia varainhoito- ja asiakasasetusten mukainen rahoitussuunnitelma, johon sisältyy sijoittajaprofiili, rahoitusneuvonta sekä neuvottelu- ja taloussuunnitelmat.
Arvioida asiakkaan taloudellisia tavoitteita ja antaa neuvoja mahdollisista taloudellisista investoinneista tai pääomainvestoinneista, joilla edistetään vaurauden luomista tai suojaamista.
Kerätä, kirjata ja valmistella tiedot yrityksen taloudellisesta asemasta tietyn ajanjakson tai tilikauden lopussa. Tilinpäätös koostuu viidestä osasta, jotka ovat tase, tuloslaskelma, oman pääoman muutoksia koskeva laskelma sekä rahoituslaskelma ja liitetiedot.
Käynnistää toimia uusien ja kiinnostavien asiakkaiden houkuttelemista varten. Pyytää suosituksia ja referenssejä ja etsiä paikkoja, joissa mahdollisia asiakkaita voi olla.
Luoda hyvät yhteistyösuhteet omistajaan, ilmoittaa ongelmista ja korjaustarpeista sekä antaa neuvoja vuokralaisten valinnasta.
Liiketoiminnan ja rahoitustapahtumien kirjaamis- ja yhteenvetomenetelmät sekä tulosten analysointi, todentaminen ja niistä raportointi.
Keskustella hallinnollisista asioista aiempien ja tulevien vuokralaisten kanssa, ja tarkastaa vuokratut tilat (huoneet, asunnot, talot) sen varmistamiseksi, että kunnostus- ja huoltosopimuksia on noudatettu.
Valvoa ja arvioida rakennusten kuntoa vikojen, rakenteellisten ongelmien ja vahinkojen havaitsemiseksi. Arvioida rakennusten siisteyttä kiinteistön huoltoa ja myyntiä varten.
Viestintästrategiat, joilla pyritään suostuttelemaan tai kannustamaan yleisöä, sekä eri viestimet, joita käytetään tämän tavoitteen saavuttamiseen.
Maa-alueiden ja rakennusten tutkiminen ja arviointi niiden arvon määrittämiseksi.
Oikeudenala ja sen lainsäädäntö, joka sääntelee kaikkia omaisuuden käsittelytapoja, kuten omaisuuslajien, varallisuusoikeudellisten riitojen sekä omaisuussopimussääntöjen käsittelyä.
Omaisuuserän omistajien tai muiden omaisuuserän käsittelyyn osallistuvien tahojen kanssa neuvotteleminen omaisuuserän myynti-, vakuutus- tai panttausarvosta tai sen arvosta muita tarkoituksia varten, sen varmistamiseksi, että asiakkaalle saadaan paras mahdollinen sopimus.
Hintatietojen hankkiminen sellaisista kiinteistöistä, jotka ovat verrattavissa hinta-arvion kohteena olevaan kiinteistöön tarkemman hinta-arvion tekemiseksi, tai hinnan asettamiseksi tai neuvottelemiseksi sellaiselle tasolle, että kiinteistö saadaan vuokrattua tai myytyä.
Aikatauluttaa kiinteistöjen, järjestelmien ja palvelujen ylläpitotoimet julkisissa tai yksityisissä rakennuksissa asiakkaan painopisteiden ja tarpeiden mukaan.
Kuluttajien ja tuotteiden tai palvelujen välisen suhteen hallinnan periaatteet myynnin lisäämiseksi ja mainontamenetelmien parantamiseksi.
Kiinteistölain käsite, joka määrittelee omaisuuden omistavien kahden osapuolen oikeudet ja velvollisuudet sekä eri tavat, joilla yhteinen vuokraus on mahdollinen.
Tutkia kiinteistöjä, jotta voidaan arvioida niiden hyödyllisyyttä kiinteistönvälitystoiminnan kannalta, käyttämällä erilaisia menetelmiä, kuten mediatutkimusta ja kiinteistöihin tutustumista, ja määrittää mahdollinen kannattavuus kiinteistön arvon kehittymisen ja kaupankäynnin kannalta.
Järjestää tapahtumia, joissa mahdolliset ostajat tai kiinteistön vuokralaiset voivat käydä tutustumassa kiinteistöön voidakseen arvioida, soveltuuko se heidän tarpeisiinsa ja saadakseen tietoja, sekä suunnitella, miten voidaan luoda yhteyksiä mahdollisiin asiakkaisiin sopimuksen aikaansaamiseksi.
Järjestää vahinkojen arviointi nimeämällä asiantuntija, joka määrittää vahingon ja tutkii sen, antaa asiantuntijoille tietoa ja ohjeita sekä seuraa asiantuntijoita ja laatii vahinkoa koskevan ilmoituksen.