Chef, verksamhetsstödjande tjänster – jobb i Finland
Chefer (verksamhetsstödjande tjänster) ansvarar för tillhandahållandet av professionella tjänster till företag. De organiserar tillhandahållandet av tjänster som är skräddarsydda för kundens behov och upprätthåller kontakter med kunder för att komma överens om avtalsenliga skyldigheter för båda parter.
Chef, verksamhetsstödjande tjänster - Vilka färdigheter är obligatoriska?
Förhandla om, se över och underteckna handels- och affärshandlingar som kontrakt, affärsavtal, dokument, inköpshandlingar, testamenten och växelsedlar.
Planera, övervaka och rapportera om budgeten och utarbeta fastställda produktionsbudgetar.
Uppskatta administrations- och kommunikationskostnader, kostnader för konstnärer i enlighet med gällande avtal, hyreskostnader och produktionskostnader.
Schemalägga uppgifter utifrån inkommande order; förutse den totala nödvändiga mängden resurser för att utföra ordern och tilldela dem korrekt. Bedöma de arbetstider, den utrustning och den arbetskraft som krävs med hänsyn till de tillgängliga resurserna.
Pappersarbetet i samband med förvaltningsområdena inom kontorsmiljön. Verksamheterna eller processerna kan omfatta finansiell planering, registerföring och fakturering och förvaltning av en organisations allmänna logistik.
Se till att de administrativa systemen, processerna och databaserna är effektiva och välhanterade samt ger en god grund för arbetet tillsammans med den administrativa tjänstemannen/personalen/yrkesutövaren.
Registrera och organisera handlingar för yrkesmässig administration på ett heltäckande sätt, hålla kundregister, fylla i formulär eller loggböcker och utarbeta handlingar om företagsrelaterad verksamhet.
Sammanställa arbetsrelaterade rapporter som stöder en effektiv relationshantering och en hög standard när det gäller dokumentation och registerföring. Skriva och presentera resultat och slutsatser på ett klart och begripligt sätt så att de kan förstås av en icke-expert.
De element som definierar en organisations grund och kärnverksamhet, såsom dess uppdrag, vision, värderingar och mål.
Kommunicera med kunder i ett företags- eller affärsprojekt för att introducera nya idéer, få feedback och hitta lösningar på problem.
Genomföra en strategi för utveckling och omvandling av företaget. Strategisk förvaltning innebär utarbetande och genomförande av ett företags viktigaste mål och initiativ från ledningens sida för ägarnas räkning, baserat på beaktande av tillgängliga resurser och en bedömning av de interna och externa miljöer där organisationen är verksam.
Arkivera och organisera egna administrationshandlingar av alla olika typer.
Övervaka och säkerställa att företagets verksamhet överensstämmer med lagstadgade regler för avtal och inköp.
Se till att kontrakt är aktuella och organisera dem enligt ett klassificeringssystem inför framtida konsultation.
Fastställa hur många anställda som behövs för att genomföra ett projekt och hur de ska fördelas i utarbetandet, produktionen, kommunikationen eller administrationen.
Planera, skriva och samarbeta i verkställandet av affärsplaner. I affärsplanen ta med och prognosticera marknadsstrategi, företagets konkurrensanalys, planens utformning och utveckling, verksamhets- och ledningsaspekterna samt den ekonomiska prognosen i affärsplanen.
Identifiera områden där klienten kan behöva stöd och undersöka möjligheter för att tillgodose kundens behov.
Analysera företagsinformation och samråda med direktörer i beslutsprocesser rörande olika aspekter som påverkar ett företags framtidsprognoser, produktivitet och hållbarhet. Överväga alternativ och lösningar för utmaningar och fatta rationella beslut utifrån analyser och erfarenhet.
Vidta åtgärder inom ramen för fastställda mål och förfaranden på strategisk nivå för att mobilisera resurser och fullfölja etablerade strategier.
Chef, verksamhetsstödjande tjänster - Vilka färdigheter är nyttiga men inte obligatoriska?
Genomföra interna policyer om utveckling, intern och extern användning av tekniska system såsom programvarusystem, nätverkssystem och telekommunikationssystem för att uppnå en kombination av mål för en organisations effektiva verksamhet och tillväxt.
Tillämpa de principer och regler som styr en organisations verksamhet och processer.
Undersöka långsiktiga möjligheter till förbättringar och planera åtgärder för att uppnå dem.
Upprätthålla och förbättra arbetstagares prestationer genom att coacha individer eller grupper om optimering av vissa metoder, färdigheter eller förmågor, med hjälp av anpassade coachingstilar och -metoder. Handleda nyanställda och hjälpa dem med att lära sig nya affärssystem.
Bidra till utveckling av policyer, praxis och kulturer som främjar och upprätthåller alla arbetstagares fysiska, psykiska och sociala välbefinnande för att förebygga sjukskrivning.
Utbyte och överföring av information, idéer, koncept, tankar och känslor genom ett gemensamt system av ord, tecken och semiotiska regler via ett medium.
Övervaka och kontrollera budgetar och finansiella resurser, och tillhandahålla en god bolagsstyrning.
Hantera anställda och underordnade, som arbetar i grupp eller enskilt, för att maximera deras resultat och insatser. Planera deras arbete och verksamhet, ge instruktioner, motivera och leda arbetstagarna så att de når företagets mål. Övervaka och mäta hur en anställd tar sitt ansvar och hur väl detta utförs. Identifiera områden som kan förbättras och lägga fram förslag för att uppnå detta. Leda en grupp människor att uppnå målen och upprätthålla en effektiv arbetsrelation bland personalen.
Strategier för att uppnå definierade mål som rör utvecklingen och bevarandet av en organisation.
Principer och metoder för fastighetsförvaltning inom enskilda organisationer och vad gäller bästa tekniska praxis, konsekvenser för förvaltningen av utkontrakterade och interna tjänster, de viktigaste typerna av avtalsförbindelser för fastighetsförvaltning och innovationsprocesser.
Rättsliga principer som reglerar skriftliga avtal mellan parter gällande utbyte av varor eller tjänster, inbegripet avtalsförpliktelser och uppsägning av avtal.
Nå en överenskommelse mellan affärspartner med fokus på villkor, specifikationer, leveranstid, pris osv.
Inrätta rutiner för fastighetsförvaltning i enlighet med organisationens strategi, fastställa lämpliga resurser, definiera viktiga ansvarsområden och reducera riskerna när det gäller att uppnå målen för fastighetsförvaltningen.
Anordna avtal med leverantörer om boende, transport och fritidstjänster.
Förhandla om villkor, kostnader och andra specifikationer för ett kontrakt, och samtidigt försäkra sig om att de uppfyller de rättsliga kraven och är rättsligt bindande. Övervaka genomförandet av kontraktet, komma överens om och dokumentera eventuella ändringar i enlighet med rättsliga begränsningar.
Ansvara för fysiska tillgångar (utrustning, material, lokaler, tjänster och energiförsörjning) som behövs för att genomföra planerad verksamhet inom organisationen.
Bedöma marknadstrender och organisationers behov för att proaktivt kommunicera och göra reklam för dina tjänster inom anläggningsförvaltning till framtida kunder.
Olika processer, uppgifter, jargonger, roller inom en organisation samt andra särdrag hos personalavdelningen inom en organisation som t.ex. rekryteringsprogram, pensionssystem och personalutvecklingsprogram.
Utvärdera och identifiera personalbrist i fråga om kvantitet, kompetens, prestationsintäkter och överskott.
Den uppsättning regler som reglerar ett företags verksamhet.
Gemensamma principer för kommunikation, t.ex. aktivt lyssnande, utarbetande av rapporter, anpassning av registret och respekt för andras medverkan.