Eventassistent – jobb i Finland
Eventassistenter genomför och följer planer angivna av eventproducenter och -koordinatorer. De är specialiserade på en viss del av planeringen, dvs. samordning av antingen catering, transporter eller lokaler.
Eventassistent - Vilka färdigheter är obligatoriska?
Planera och övervaka montering av konstruktioner såsom scener, anslutning till elnätet, belysning och projektorutrustning. Se till att arbetstagarna arbetar i enlighet med kundens behov och säkerhetsbestämmelserna.
Förhandla om kontrakt med tjänsteleverantörer till ett kommande evenemang, t.ex. hotell, konferenscenter och föreläsare.
Skapa intresse för ett evenemang genom kampanjer, till exempel annonsering eller utdelning av flygblad.
Utvärdera och välja ut rätt leverantörer av rätt tjänster i enlighet med kundens specifika krav.
Skaffa alla tillstånd som krävs enligt lag för att anordna ett evenemang eller en utställning, t.ex. genom att kontakta räddningstjänsten eller hälso- och sjukvården. Se till att livsmedel kan serveras på ett säkert sätt och i enlighet med alla lagstadgade krav.
Kommunicera med personalen på en vald evenemangsplats för att samordna detaljerna.
Behandla instruktioner, vanligtvis muntliga, som tillhandahålls av chefer och direktiv om åtgärder som ska vidtas. Notera, utreda och vidta åtgärder avseende de beställda förfrågningarna.
Kontrollera evenemangsfakturorna och genomför betalningarna.
Organisera den officiella registreringen av evenemangsdeltagare.
Se till att de dagliga faciliteter som behövs för besökare, försäljare, utställare och publik i allmänhet tillhandahålls och fungerar korrekt. Sörja för mottagande, parkering, toaletter, catering och logifaciliteter.
Kontakta cateringföretag och undersöka olika leverantörer för att hitta det lämpligaste cateringföretaget för evenemanget. Ordna och ingå avtal med cateringföretag om tillhandahållande av tjänsten.
Utforma reklam och kampanjer för kommande evenemang eller utställningar; fånga sponsorers uppmärksamhet.
Säkerställa att operativa processer avslutas vid en tidigare överenskommen tid.
Övervaka aktiviteter vid evenemang för att se till att lagar och andra förordningar följs, tillse deltagarnas tillfredsställelse och lösa eventuella problem.
Organisera de förberedelser som behövs för catering vid specialevenemang, t.ex. konferenser, stora fester eller banketter.
Föra register över alla administrativa aspekter av ett kommande evenemang, inklusive finansiella uppgifter.
Eventassistent - Vilka färdigheter är nyttiga men inte obligatoriska?
Tillämpa tekniker och verktyg, t.ex. undersökningar, frågeformulär och IKT-program, för framtagning, fastställande, analys, dokumentering och underhåll av användarkrav för system, tjänst eller produkt.
Fastställa potentiella leverantörer för fortsatta förhandlingar. Beakta aspekter såsom produktkvalitet, hållbarhet, lokala källor, säsongsvariationer och täckning av området. Bedöma sannolikheten av att åstadkomma förmånliga avtal med leverantörerna.
Etablera förbindelser med transportföretag för att förhandla fram förmånliga avtal för transport av varor och boskap.
Planera möten med sponsorer och evenemangsarrangörer för att diskutera och övervaka kommande evenemang.
Förutse behovet av, kvaliteten på och mängden mat och dryck för ett evenemang baserat på dess omfattning, syfte, målgrupp och budget.
Planera, övervaka och rapportera om budgeten och utarbeta fastställda produktionsbudgetar.
Upprätthålla samarbetet och utbytet av information med regionala eller lokala myndigheter.
Besöka lokala eller internationella leverantörer för att få en korrekt bild av deras tjänster och rapportera tillbaka till kunderna på grundval av detta.
Ge kunden prisförslag genom att göra efterforskningar och uppskatta biljettpriser.
Genomföra förhandsbokning av en plats i enlighet med kundens krav och utfärda alla lämpliga handlingar.
Planera alla former av affärsresor, inklusive planering och bokning av transporter, middagar och logi.
Besöka, analysera och samordna anläggningar där evenemang kommer att äga rum för att bedöma om de uppfyller kundens krav.
Projektledning, de verksamheter som ingår i detta område och de variabler som det innebär, såsom tid, resurser, krav, tidsfrister och respons på oväntade händelser.
Kommunicera och samarbeta med reklambyråer vid överföring av marknadsföringsplanens mål och specifikationer. Upprätthålla kontakter för att utarbeta en marknadsförings- och reklamkampanj som återspeglar syftet med marknadsföringsplanen.
Samarbeta med bussoperatörer, transportföretag och leverantörer av logitjänster för att planera transport, boende och aktiviteter.
Utveckla menyer för särskilda evenemang och tillfällen, t.ex. banketter, konvent och affärsmöten med förtäring.
Kommunicera med hotellpersonal, transportföretag och andra relevanta tjänster i god tid före ankomst och se till att allt är korrekt planerat i förväg.
Kontakta talare för olika typer av evenemang för att boka dem och bjuda in dem till evenemanget.
Sköta bokningsschemat för konferenser och möten av intern eller extern karaktär. Sköta bokning av resor och lokaler åt kontorspersonal.
Hantera relationer med chefer inom andra avdelningar för att säkerställa effektiv service och kommunikation, dvs. försäljning, planering, inköp, handel, distribution och teknik.
Förhandla om villkor för pris, mängd, kvalitet och leverans med säljare och leverantörer för att få de mest fördelaktiga inköpsvillkoren.