Sekreterare – jobb i Finland
Sekreterare utför en rad administrativa arbetsuppgifter som gör det möjligt för en organisation att fungera väl. De svarar i telefon, författar och skickar e-post, sköter journaler, anordnar möten, tar emot och vidarebefordrar meddelanden, lämnar in handlingar, organiserar och bidrar till möten och sköter databaser.
Sekreterare - Vilka färdigheter är obligatoriska?
Sprida interna meddelanden via de olika kommunikationskanaler som ett företag har till sitt förfogande.
Upprätthålla ett effektivt internt kommunikationssystem för anställda och avdelningschefer.
Skapa ett arkiveringssystem. Skriva en dokumentkatalog. Märka dokument osv.
Sammanställa dokument som kommer från en kopieringsapparat, via post eller företags dagliga verksamhet.
Hålla uppsikt över de anställdas semestrar, sjukskrivningar och frånvaro, registrera dem och arkivera de handlingar och intyg som krävs.
Organisera och klassificera register över sammanställda rapporter och korrespondens i samband med utfört arbete och förloppsregister över arbetsuppgifter.
Behandla instruktioner, vanligtvis muntliga, som tillhandahålls av chefer och direktiv om åtgärder som ska vidtas. Notera, utreda och vidta åtgärder avseende de beställda förfrågningarna.
Hantera post med beaktande av dataskyddsfrågor, hälso- och säkerhetskrav samt specifikationer för olika typer av post.
Planera, förbereda och genomföra dagliga aktiviteter på kontor såsom utskick, mottagande av leveranser, informering av chefer och anställda samt säkerställande av smidigt arbete.
Planera och bekräfta möten med externa parter för kontorspersonalen, främst chefer och anställda på ledande befattningar.
Ta emot, bearbeta och vidarebefordra meddelanden från telefonsamtal, fax, post och e-post till personer.
Fylla i formulär av annat slag med korrekt information, läsbar kalligrafi och inom rimlig tid.
Sköta bokningsschemat för konferenser och möten av intern eller extern karaktär. Sköta bokning av resor och lokaler åt kontorspersonal.
Förmedla relevant information om tidsplanering. Lägga fram planen för de berörda personerna och informera dem om eventuella ändringar i tidsplanen. Godkänna tidsplanerna och kontrollera att alla har förstått den information de fått.
Kommunicera över telefon genom att ringa och svara på samtal punktligt, professionellt och artigt.
Förbereda, sammanställa och skriva e-postmeddelanden med adekvat information och ett lämpligt språkbruk för att kunna kommunicera internt eller externt.
Använda standardprogram som ingår i Microsoft Office. Skapa ett dokument och utföra grundläggande formatering, infoga sidbrytningar, skapa sidhuvuden eller sidfötter, infoga bilder, skapa automatiskt genererade tabeller och överföra formulärbrev från en adressdatabas. Skapa kalkylblad med automatisk beräkning, skapa bilder samt sortera och filtrera datatabeller.
Den uppsättning regler som reglerar ett företags verksamhet.
Sekreterare - Vilka färdigheter är nyttiga men inte obligatoriska?
Utarbeta dokument, bildspel, affischer och andra medier som behövs för särskilda målgrupper.
Planera, övervaka och rapportera om budgeten och utarbeta fastställda produktionsbudgetar.
Övervaka, analysera och tillhandahålla tillräckliga och nödvändiga kontorsförnödenheter för att verksamheten ska kunna drivas på ett smidigt sätt.
Planera alla former av affärsresor, inklusive planering och bokning av transporter, middagar och logi.
Visa prov på ansvar och yrkesmässig aktsamhetsplikt gentemot kunder, vilket inbegriper kommunikativa färdigheter och fokus på kundomhändertagande.
Kommunicera med leverantörer och beställa trycksaker såsom tidningar, tidskrifter, böcker och kontorsmateriel för butiken.
Rättsområde och lagstiftning som rör utbildningspolitik och yrkesverksamma inom utbildningssektorn på internationell och nationell nivå, t.ex. lärare, elever och administratörer.
Skriva kompletta rapporter på grundval av mötesprotokoll för att underrätta behöriga personer om de viktiga frågor som diskuterades och de beslut som fattades.
Hantera växelkassa för mindre kostnader och transaktioner som krävs för den dagliga driften av ett företag.
Skapa professionellt skrivet innehåll som beskriver produkter, tillämpningar, komponenter, funktioner eller tjänster i enlighet med rättsliga krav och interna eller externa standarder.
Göra lämpligt bruk i rätt tid av de kontorssystem som används i företag, beroende på syftet, oavsett om det gäller insamling av meddelanden, kundinformation eller planering av dagordningen. Det omfattar förvaltning av system såsom kundrelationshantering, hantering av leverantörer, lagring och röstmeddelanden.
Metoder för registrering och sammanställning av affärs- och finansiella transaktioner samt analys, kontroll och rapportering av resultaten.
Det rättsområde som rör regleringen av förhållandet mellan arbetsgivare, arbetstagare, fackföreningar och myndigheter.
Se till att innehållet på webbplatsen är uppdaterat, organiserat, attraktivt och uppfyller målgruppens behov, företagets krav och internationella normer genom att kontrollera länkarna och fastställa tidsramen och ordningen för publicering.
Distribuera brevväxling, tidningar, paket och privata meddelanden till kunder.
Förvalta en organisations räkenskaper och finansiella verksamhet genom att övervaka att alla handlingar arkiveras på korrekt sätt, att all information och alla beräkningar är korrekta och att korrekta beslut fattas.
Ta fram fakturor över sålda varor eller tjänster innehållande styckpriser, summa och villkor. Slutföra orderbehandlingen av mottagna order via telefon, fax och internet och beräkna hur mycket kunden till slut ska betala.
Processer som rör en utbildningsanstalts administrativa områden, dess ledning, anställda och studenter.
Hantera valutor, finansiella växlingar, inlåning samt företags- och kontrollbetalningar. Upprätta och förvalta gästkonton och ta emot betalningar med kontanter, kreditkort och betalkort.