Sekretär – töökohad Soomes
Sekretärid täidavad mitmesuguseid haldusülesandeid, et aidata kaasa organisatsiooni tõrgeteta toimimisele. Nad vastavad telefonikõnedele, koostavad ja saadavad e-kirju, ajastavad ja korraldavad kohtumisi, võtavad vastu sõnumeid, registreerivad dokumente, korraldavad ja teenindavad koosolekuid ning haldavad andmebaase.
Sekretär – kui palju on palk Soomes?
Valdkonnas tavaline tunnipalk oli 2024. aastal 14,07–25,37 €. Nii palju teenisid 8 töötajat 10-st.
Mida valdkonnas 2024 maksti
| Mediaan | 18,51 €/h |
|---|---|
| Madalaim kümnendik | 14,07 €/h |
| Kõrgeim kümnendik | 25,37 €/h |
| Palgatöötajaid | 29 644 |
Palk soo järgi 2024
| Sugu | Mediaan | Palgatöötajaid |
|---|---|---|
| Naised | 18,50 €/h | 24 924 |
| Mehed | 18,56 €/h | 4720 |
Sekretär - Millised oskused on kohustuslikud?
Ettevõttesiseste teatiste levitamine ettevõtte käsutuses olevate sidekanalite kaudu.
Tõhusa sisekommunikatsioonisüsteemi säilitamine töötajate ja osakonnajuhatajate vahel.
Kataloogimissüsteemi loomine. Dokumendikataloogi kirjutamine. Dokumentide märgistamine jne.
Paljundusmasinast, e-kirjadest või ettevõtte igapäevategevusest tulenevate dokumentide koondamine.
Ülevaate omamine töötaja puhkuste, haiguspuhkuste ja puudumiste kohta, nende registreerimine kalendris ning vajalike dokumentide ja tõendite esitamine.
Tehtud tööga ja ülesannete täitmisega seotud koostatud aruannete ja kirjavahetuse korrastamine ja liigitamine.
Juhtide antavate (tavaliselt suuliste) juhiste ja võetavaid meetmeid käsitlevate direktiivide menetlemine. Tellitud taotluste suhtes järelepärimiste tegemine, uurimine ja meetmete võtmine.
Posti haldamine, arvestades andmekaitseküsimusi, tervise- ja ohutusnõudeid ning eri liiki posti tehnilisi nõudeid.
Kontori igapäevatöö (nt kirjade saatmine, varude vastuvõtmine, juhtide ja töötajate teavitamine ning tõrgeteta toimingute tagamine) kavandamine, ette valmistamine ja teostamine.
Kontoritöötajate, peamiselt juhtide ja juhtivtöötajate väliste osapooltega kohtumiste kavandamine ja kinnitamine.
Telefonitsi, faksidega, postiga ja e-postiga saabunud teadete vastuvõtmine, töötlemine ja inimestele edastamine.
Eri vormide täitmine, esitades täpse teabe selgesti loetavalt ja õigeaegselt.
Organisatsioonisiseste või -väliste konverentside ja koosolekutega seotud broneeringute ajakava haldamine. Töötajate reisimiseks või vastuvõtmiseks vajalike ostude ja broneeringute tegemine.
Asjakohase ajakavateabe edastamine. Ajakava esitamine asjaomastele isikutele ja nende teavitamine kõigist ajakava muudatustest. Ajakavade kinnitamine ja kontrollimine, et kõik on edastatud teabest aru saanud.
Suhtlemine telefoni teel, tehes telefonikõnesid ja vastates telefonikõnedele õigeaegselt, professionaalselt ja viisakalt.
Asjakohast teavet sisaldavate ja sobiva keelekasutusega e-kirjade koostamine ja vormindamine sise- või välissuhtluseks.
Microsoft Office’is sisalduvate standardprogrammide kasutamine. Dokumendi loomine ja lihtne vormindamine, lehepiiride lisamine, päiste või jaluste loomine, graafikaelementide sisestamine, automaatse sisukorra loomine ning aadresside andmebaasist pärit vormkirjade liitmine. Automaatarvutusega arvutustabelite loomine, kujutiste loomine ning andmetabelite sortimine ja filtreerimine.
Eeskirjad, mis reguleerivad äriühingu tegevust.
Sekretär - Millised oskused on kasulikud, kuid mitte kohustuslikud?
Konkreetsele kuulajaskonnale vajalike dokumentide, slaidiesitluste, plakatite ja muu meedia ettevalmistamine.
Eelarve kavandamine, seire ja aruandlus ning kindlate tootmiseelarvete koostamine.
Ärirajatiste jaoks piisavate ja nõutavate kirjatarvete varude jälgimine, analüüsimine ja pakkumine, et tagada sujuv tegevus.
Ärireisideks kõigi ettevalmistuste tegemine, sealhulgas sõiduplaanide koostamine ning transpordi, õhtusöökide ja majutuse broneerimine.
Klientide ees vastutustundliku ja professionaalse suhtumise väljendamine, mis hõlmab suhtlemisoskust ja keskendumist klienditeenindusele.
Suhtlemine tarnijatega ja kaupluse jaoks trükitoodete, näiteks ajalehtede, ajakirjade, raamatute ja kirjatarvete tellimine.
Hariduspoliitikat käsitlevate seaduste ja õigusaktide valdkond ning selles valdkonnas riiklikul (rahvusvahelisel) tasandil töötavad inimesed, nagu õpetajad, üliõpilased ja administraatorid.
Põhjalike aruannete koostamine koosolekuprotokollide alusel, et edastada asjaomastele inimestele teavet arutatud oluliste küsimuste ja tehtud otsuste kohta.
Ettevõtte igapäevatööks vajaliku väiksemate kulude ja tehingute jaoks mõeldud sularahavaru haldamine.
Vastavalt õiguslikele nõuetele ning sise- või välisstandarditele sellise professionaalselt kirjutatud sisu koostamine, mis kirjeldab tooteid, rakendusi, komponente, funktsioone või teenuseid.
Ärirajatistes kasutatavate kontorisüsteemide kasutamine asjakohaselt ja õigeaegselt, näiteks sõnumite kogumiseks, klienditeabe säilitamiseks või päevakava koostamiseks. See hõlmab selliste süsteemide haldamist nagu kliendisuhte haldamise, tarnijate haldamise, ladustamise ja kõneposti süsteemid.
Äri- ja finantstehingute dokumenteerimise ja nendest kokkuvõtete tegemise ning tulemuste analüüsimise, kontrollimise ja aruandluse meetodid.
Õigusvaldkond, mis reguleerib tööandjate, töötajate, ametiühingute ja valitsuse vahelisi suhteid.
Tagamine, et veebilehe sisu on ajakohane, organiseeritud, atraktiivne ning vastab sihtrühma ja ettevõtte vajadustele ja rahvusvahelistele standarditele, kontrollides linke ning määratledes avaldamise aja ja korra.
Kirjade, ajalehtede, saadetiste ja privaatsõnumite edastamine klientidele.
Organisatsiooni raamatupidamise ja finantstegevuse haldamine, jälgides, et kõiki dokumente säilitatakse nõuetekohaselt, et kogu teave ja kõik arvutused on õiged ning et organisatsioonis tehakse nõuetekohaseid otsuseid.
Müüdud kaupade või osutatud teenuste arve koostamine, mis sisaldab hindu ühiku kohta, kogusummat ja tingimusi. Telefoni, faksi ja interneti teel saadud tellimuste töötlemine ja kliendi lõpparve summa arvutamine.
Protsessid, mis on seotud haridusasutuse haldamise, juhataja, töötajate ja õppuritega.
Valuutade, finantsvahenduse, hoiuste ning äriklientide ja vautšermaksete haldamine. Külaliste kontode loomine ja haldamine ning sularaha-, krediitkaardi- ja deebetkaardimaksete tegemine.