Assistent-asjaajaja – töökohad Soomes
Assistent-asjaajajad abistavad juhte haldus- ja kontoriga seotud küsimustes. Nad täidavad mitmesuguseid ülesandeid, näiteks vastavad telefonikõnedele, võtavad vastu ja suunavad külastajaid, tellivad kontoritarbeid, tagavad kontoriruumide sujuva toimimise ja selle, et seadmed ja vahendid on töökorras.
Assistent-asjaajaja – kui palju on palk Soomes?
Valdkonnas tavaline tunnipalk oli 2024. aastal 16,05–28,47 €. Nii palju teenisid 8 töötajat 10-st.
Mida valdkonnas 2024 maksti
| Mediaan | 20,56 €/h |
|---|---|
| Madalaim kümnendik | 16,05 €/h |
| Kõrgeim kümnendik | 28,47 €/h |
| Palgatöötajaid | 9615 |
Palk soo järgi 2024
| Sugu | Mediaan | Palgatöötajaid |
|---|---|---|
| Naised | 20,58 €/h | 8739 |
| Mehed | 20,11 €/h | 876 |
Assistent-asjaajaja - Millised oskused on kohustuslikud?
Põhikirjaliste registrite hoidmine ajakohasena seoses asjakohase teabega direktorite ja sekretäride, direktorite huvide ja aktsionäride registri kohta.
Äritegevuse arendamiseks eri valdkondade (nt õigus, raamatupidamine, rahandus, kaubandus) asjakohase teabe otsimine ja kogumine.
Ettevõttesiseste teatiste levitamine ettevõtte käsutuses olevate sidekanalite kaudu.
Kataloogimissüsteemi loomine. Dokumendikataloogi kirjutamine. Dokumentide märgistamine jne.
Paljundusmasinast, e-kirjadest või ettevõtte igapäevategevusest tulenevate dokumentide koondamine.
Tehtud tööga ja ülesannete täitmisega seotud koostatud aruannete ja kirjavahetuse korrastamine ja liigitamine.
Üldise institutsioonilise ja äriteabega, näiteks programmireeglite, -eeskirjade ja -menetlustega seotud küsimustele vastamine, kahtluste kõrvaldamine ja järelpärimiste lahendamine. Nii töötajate kui ka laiema avalikkuse teavitamisele kaasaaitamine.
Ärirajatistes kasutatavate kontorisüsteemide kasutamine asjakohaselt ja õigeaegselt, näiteks sõnumite kogumiseks, klienditeabe säilitamiseks või päevakava koostamiseks. See hõlmab selliste süsteemide haldamist nagu kliendisuhte haldamise, tarnijate haldamise, ladustamise ja kõneposti süsteemid.
Posti haldamine, arvestades andmekaitseküsimusi, tervise- ja ohutusnõudeid ning eri liiki posti tehnilisi nõudeid.
Kontori igapäevatöö (nt kirjade saatmine, varude vastuvõtmine, juhtide ja töötajate teavitamine ning tõrgeteta toimingute tagamine) kavandamine, ette valmistamine ja teostamine.
Telefonitsi, faksidega, postiga ja e-postiga saabunud teadete vastuvõtmine, töötlemine ja inimestele edastamine.
Eri vormide täitmine, esitades täpse teabe selgesti loetavalt ja õigeaegselt.
Dokumendihalduse jälgimis- ja registreerimisstandardite ja -eeskirjade järgimise tagamine, näiteks muudatuste tuvastamise, dokumentide loetavuse ja vananenud dokumentide mittekasutamise tagamine.
Organisatsioonisiseste või -väliste konverentside ja koosolekutega seotud broneeringute ajakava haldamine. Töötajate reisimiseks või vastuvõtmiseks vajalike ostude ja broneeringute tegemine.
Asjakohast teavet sisaldavate ja sobiva keelekasutusega e-kirjade koostamine ja vormindamine sise- või välissuhtluseks.
Microsoft Office’is sisalduvate standardprogrammide kasutamine. Dokumendi loomine ja lihtne vormindamine, lehepiiride lisamine, päiste või jaluste loomine, graafikaelementide sisestamine, automaatse sisukorra loomine ning aadresside andmebaasist pärit vormkirjade liitmine. Automaatarvutusega arvutustabelite loomine, kujutiste loomine ning andmetabelite sortimine ja filtreerimine.
Eeskirjad, mis reguleerivad äriühingu tegevust.
Assistent-asjaajaja - Millised oskused on kasulikud, kuid mitte kohustuslikud?
Ametlike dokumentide (nt akreditiivide, saatekirjade ja päritolutunnistuste) täitmise korraldamine.
Tagamine, et juurdepääs isiklikele või asutuse andmetele on kooskõlas sellist juurdepääsu reguleeriva õigus- ja eetikaraamistikuga.
Konkreetsele kuulajaskonnale vajalike dokumentide, slaidiesitluste, plakatite ja muu meedia ettevalmistamine.
Ürituste juhtimine, hallates eelarvet, logistikat, ürituste toetamist, turvalisust, hädaolukorra lahendamise kavu ja järelmeetmeid.
Võõrkeelte oskamine, et suuta suhelda ühes või mitmes võõrkeeles.
Kontoritarvete (nt seadmete ja kirjatarvete) varude haldamine, et vältida varude lõppemist või väärkasutamist.
Ärireisideks kõigi ettevalmistuste tegemine, sealhulgas sõiduplaanide koostamine ning transpordi, õhtusöökide ja majutuse broneerimine.
Tõhusa sisekommunikatsioonisüsteemi säilitamine töötajate ja osakonnajuhatajate vahel.
Ülevaate omamine töötaja puhkuste, haiguspuhkuste ja puudumiste kohta, nende registreerimine kalendris ning vajalike dokumentide ja tõendite esitamine.
Juhtide antavate (tavaliselt suuliste) juhiste ja võetavaid meetmeid käsitlevate direktiivide menetlemine. Tellitud taotluste suhtes järelepärimiste tegemine, uurimine ja meetmete võtmine.
Ettevõtte igapäevatööks vajaliku väiksemate kulude ja tehingute jaoks mõeldud sularahavaru haldamine.
Suulise kõne kirjalikuks tekstiks kiire teisendamise meetodid, näiteks stenograafia.
Kontoritöötajate, peamiselt juhtide ja juhtivtöötajate väliste osapooltega kohtumiste kavandamine ja kinnitamine.
Äri- ja finantstehingute dokumenteerimise ja nendest kokkuvõtete tegemise ning tulemuste analüüsimise, kontrollimise ja aruandluse meetodid.
Klientide või vahetute juhtide töökohtumiste või -koosolekute kokkuleppimine ja aja määramine.
Klientide tellimuste ja kaebuste registreerimine, jälgimine, lahendamine ja neile vastamine ning müügijärgsed teenused.
Kirjade, ajalehtede, saadetiste ja privaatsõnumite edastamine klientidele.
Müüdud kaupade või osutatud teenuste arve koostamine, mis sisaldab hindu ühiku kohta, kogusummat ja tingimusi. Telefoni, faksi ja interneti teel saadud tellimuste töötlemine ja kliendi lõpparve summa arvutamine.
Koostöö teiste osakondade (müügi-, planeerimis-, ostu-, kauplemis-, turustus- ja tehnilise osakonna) juhatajatega, tagades tõhusa teeninduse ja teabevahetuse.