Kontoriassistent – töökohad Soomes
Kontoriassistendid vastutavad sekretäriülesannete täitmise ja osakonna äritegevuse büroo- ja haldusülesannete täitmise eest. Nad abistavad kõiki haldustöötajaid, sekretäre ja assistente posti sortides, avaldusi ja dokumente registreerides, telefonidele vastates, kliente tervitades ja koosolekuga seotud ajakavasid koostades.
Kontoriassistent – kui palju on palk Soomes?
Valdkonnas tavaline tunnipalk oli 2024. aastal 10,80–25,17 €. Nii palju teenisid 8 töötajat 10-st.
Mida valdkonnas 2024 maksti
| Mediaan | 15,12 €/h |
|---|---|
| Madalaim kümnendik | 10,80 €/h |
| Kõrgeim kümnendik | 25,17 €/h |
| Palgatöötajaid | 6490 |
Palk soo järgi 2024
| Sugu | Mediaan | Palgatöötajaid |
|---|---|---|
| Naised | 15,09 €/h | 4099 |
| Mehed | 15,17 €/h | 2391 |
Kontoriassistent - Millised oskused on kohustuslikud?
Klientidele vastamine ja nendega suhtlemine kõige tõhusamal ja asjakohasemal viisil, et anda neile juurdepääs soovitud toodetele või teenustele või mis tahes muule abile, mida nad vajavad.
Ettevõttesiseste teatiste levitamine ettevõtte käsutuses olevate sidekanalite kaudu.
Kataloogimissüsteemi loomine. Dokumendikataloogi kirjutamine. Dokumentide märgistamine jne.
Paljundusmasinast, e-kirjadest või ettevõtte igapäevategevusest tulenevate dokumentide koondamine.
Erinevate suhtluskanalite kasutamine, näiteks verbaalne, käsitsi kirjutatav, digitaalne ja telefoniside, mille eesmärk on ideede või teabe kogumine ja jagamine.
Vormi ja sisu ühtlustamine, et tagada nende kokkusobivus.
Juhtide antavate (tavaliselt suuliste) juhiste ja võetavaid meetmeid käsitlevate direktiivide menetlemine. Tellitud taotluste suhtes järelepärimiste tegemine, uurimine ja meetmete võtmine.
Ärirajatistes kasutatavate kontorisüsteemide kasutamine asjakohaselt ja õigeaegselt, näiteks sõnumite kogumiseks, klienditeabe säilitamiseks või päevakava koostamiseks. See hõlmab selliste süsteemide haldamist nagu kliendisuhte haldamise, tarnijate haldamise, ladustamise ja kõneposti süsteemid.
Posti haldamine, arvestades andmekaitseküsimusi, tervise- ja ohutusnõudeid ning eri liiki posti tehnilisi nõudeid.
Kontori igapäevatöö (nt kirjade saatmine, varude vastuvõtmine, juhtide ja töötajate teavitamine ning tõrgeteta toimingute tagamine) kavandamine, ette valmistamine ja teostamine.
Telefonitsi, faksidega, postiga ja e-postiga saabunud teadete vastuvõtmine, töötlemine ja inimestele edastamine.
Eri vormide täitmine, esitades täpse teabe selgesti loetavalt ja õigeaegselt.
Klientidele kirjade koostamine, ettevalmistamine ja väljastamine seoses maksmata arvetega või turundusteabe, vabanduse või tervituse edastamiseks klientidele.
Õigekirja- ja grammatikareeglite rakendamine ning teksti ühtsuse tagamine.
Mehhanismid ja eeskirjad, mis võimaldavad valikulist juurdepääsukontrolli ja tagavad, et andmetele on juurdepääs ainult volitatud isikutel (inimestel, protsessidel, süsteemidel ja seadmetel); konfidentsiaalse teabe käsitlemise viis ja nõuetele mittevastavuse riskid.
Kirjade sortimine ning saabunud kirjade sidumine varasemast kirjavahetusest saadud andmete või toimikute/failidega.
Organisatsioonisiseste või -väliste konverentside ja koosolekutega seotud broneeringute ajakava haldamine. Töötajate reisimiseks või vastuvõtmiseks vajalike ostude ja broneeringute tegemine.
Sissetuleva kirjavahetuse liigitamine, oluliste kirjade ja saadetiste väljavalimine ning laialijaotamine äriühingu eri osakondades.
Suhtlemine telefoni teel, tehes telefonikõnesid ja vastates telefonikõnedele õigeaegselt, professionaalselt ja viisakalt.
Kirjade, ajalehtede, saadetiste ja privaatsõnumite edastamine klientidele.
Saabunud saadetiste haldamine ja nende õigeaegse sihtkohta jõudmise tagamine.
Suurte andmekoguste töötlemiseks teabe sisestamine andmesalvestus- ja andmeotsingusüsteemi näiteks skannides, käsitsi sisestades või elektroonilise andmesidega.
Dokumentide ettevalmistamine arhiivimiseks; tagamine, et teave on alati lihtsalt kättesaadav.
Eeskirjad, mis reguleerivad äriühingu tegevust.
Kontoriassistent - Millised oskused on kasulikud, kuid mitte kohustuslikud?
E-kirjade, kirjade ja muude kirjalike dokumentide koostamine sisu üldjoontes kirjeldavate võtmesõnade või põhimõistete alusel. Dokumendi liigi jaoks kohase vormingut ja keelestiili valimine.
Tagamine, et juurdepääs isiklikele või asutuse andmetele on kooskõlas sellist juurdepääsu reguleeriva õigus- ja eetikaraamistikuga.
Kontoritarvete (nt seadmete ja kirjatarvete) varude haldamine, et vältida varude lõppemist või väärkasutamist.
Analoogdokumentide laadimine neid eriseadmete ja eritarkvara abil digivormingusse muundades.
Tõhusa sisekommunikatsioonisüsteemi säilitamine töötajate ja osakonnajuhatajate vahel.
Spetsiaalsete rakenduste ja tarkvara kasutamine digitaalteabe kogumiseks ja säilitamiseks.
Ülevaate omamine töötaja puhkuste, haiguspuhkuste ja puudumiste kohta, nende registreerimine kalendris ning vajalike dokumentide ja tõendite esitamine.
Koristustööde tegemine, näiteks jäätmete eemaldamine, tolmuimejaga puhastamine, prügikorvide tühjendamine ja tööpiirkonna üldine puhastamine. Koristustegevused peaksid vajaduse korral vastama tervishoiu- ja ohutuseeskirjadele.
Dokumente, tekstide ja üldise sisu tundmine, kasutamine ja kirjutamine klaviatuurile vaatamata. Sellisel viisil dokumentide kirjutamise tehnikate kasutamine.
Suulise kõne kirjalikuks tekstiks kiire teisendamise meetodid, näiteks stenograafia.
Internetis tõhusa otsingu tegemine, et koguda asjakohast teavet ja seda teistega jagada.
Äri- ja finantstehingute dokumenteerimise ja nendest kokkuvõtete tegemise ning tulemuste analüüsimise, kontrollimise ja aruandluse meetodid.
Klientidelt saadud päringute, kommentaaride ja kaebuste ning võetavate meetmete dokumenteerimine.
Suhtlemine klienditeenindusosakonnaga läbipaistval ja koostööaltil viisil, teenuse osutamise jälgimine, klientidele reaalajas teabe edastamine.
Erinevate alkohoolsete ja mittealkohoolsete jookide, näiteks karastusjookide, mineraalvee, veini ja pudeliõlu serveerimine leti tagant või kandikuga.
Dokumendihalduse jälgimis- ja registreerimisstandardite ja -eeskirjade järgimise tagamine, näiteks muudatuste tuvastamise, dokumentide loetavuse ja vananenud dokumentide mittekasutamise tagamine.
Müüdud kaupade või osutatud teenuste arve koostamine, mis sisaldab hindu ühiku kohta, kogusummat ja tingimusi. Telefoni, faksi ja interneti teel saadud tellimuste töötlemine ja kliendi lõpparve summa arvutamine.
Asjakohast teavet sisaldavate ja sobiva keelekasutusega e-kirjade koostamine ja vormindamine sise- või välissuhtluseks.
Klientide esitatud tellimuste käsitlemine. Kliendi tellimuse vastuvõtmine ja nõuete loetelu, tööprotsessi ja ajakava määratlemine. Töö teostamine vastavalt kavandatule.
Microsoft Office’is sisalduvate standardprogrammide kasutamine. Dokumendi loomine ja lihtne vormindamine, lehepiiride lisamine, päiste või jaluste loomine, graafikaelementide sisestamine, automaatse sisukorra loomine ning aadresside andmebaasist pärit vormkirjade liitmine. Automaatarvutusega arvutustabelite loomine, kujutiste loomine ning andmetabelite sortimine ja filtreerimine.
Arvutiarhiivide ja andmebaaside koostamine ja haldamine, kasutades teabe elektroonilise talletamise tehnoloogia uusimaid lahendusi.