Асистент з організації заходів/асистентка з організації заходів – робота у Фінляндії
Асистенти з організації заходів втілюють та дотримуються планів, детально розроблених менеджерами та планувальниками заходів. Вони спеціалізуються на частині планування або координації доставки їжі, надання транспорту чи зручностей.
Асистент з організації заходів/асистентка з організації заходів - Які навички обов'язкові?
Планувати й контролювати монтаж конструкцій, зокрема сцени, підключення до електромережі, освітлювального та проєкційного обладнання. Стежити за тим, щоб працівники працювали відповідно до вимог замовника та правил техніки безпеки.
Обговорювати контракти з постачальниками послуг для майбутнього заходу, як-от готелі, конференц-центри та спікери.
Викликати інтерес до події, проводячи рекламні дії, наприклад, розміщуючи оголошення чи розповсюджуючи флаєри
Оцінювати та обирати правильних постачальників потрібних послуг відповідно до конкретних вимог замовника.
Отримувати всі дозволи, які юридично необхідні для організації заходу або виставки, зокрема звернувшись до пожежної служби або служби охорони здоров’я. Переконуватися, що їжа може подаватися безпечно і відповідно до всіх законодавчих вимог.
Спілкуватися зі співробітниками на обраному місці події, щоб узгодити деталі.
Опрацювати інструкції щодо процесу; як правило, вони усні, надані менеджерами, або директиви щодо дій, які необхідно виконати. Брати до уваги, ставити запитання та вживати заходів щодо замовлених запитів.
Перевіряти рахунки за заходи та здійснювати платежі.
Організувати офіційну реєстрацію учасників заходу.
Забезпечувати наявність та належне функціонування необхідних щоденних зручностей для відвідувачів, постачальників, експонентів та громадськості в цілому. Забезпечувати надання послуг з прийому, паркування, туалетів, кейтерингу та розміщення.
Контактувати з кейтеринговими компаніями та робити покупки у різних постачальників, щоб знайти найбільш підходящого постачальника послуг для заходу. Укладати та узгоджувати контракти з кейтеринговими компаніями на надання послуг.
Розробляти реклами та рекламну кампанію для майбутніх заходів або виставок; залучати спонсорів.
Забезпечувати завершення операційних процесів у попередньо узгоджений час.
Здійснювати моніторинг проходження заходів, щоб забезпечити дотримання правил і законів, дбати про задоволення учасників і вирішувати будь-які проблеми, якщо вони виникають.
Організовувати необхідну підготовку до організації послуг з кейтерингу на спеціальних заходах, зокрема, конференціях, великих вечірках або банкетах.
Вести облік усіх адміністративних аспектів майбутньої події, включно з фінансовими деталями.
Асистент з організації заходів/асистентка з організації заходів - Які навички корисні, але не обов'язкові?
Застосовувати методи та інструменти, зокрема опитування, анкетування, застосування ІКТ, для з’ясування, визначення, аналізу, документування та підтримки вимог користувачів до системи, послуги чи продукту.
Визначати потенційних постачальників для подальших переговорів. Брати до уваги такі аспекти, як якість продукції, стійкість, місцеві джерела, сезонність і покриття території. Оцінювати ймовірність отримання з ними вигідних контрактів і угод.
Встановити відносини з транспортними компаніями з метою укладення вигідних угод щодо транспортування вантажів і худоби.
Планувати зустрічі зі спонсорами та організаторами заходів для обговорення та моніторингу майбутніх заходів.
Передбачати потребу, якість і кількість їжі та напоїв для заходу залежно від його масштабу, мети, цільової групи та бюджету.
Планувати бюджет, здійснювати його моніторинг, звітувати про нього та готувати бюджети визначеного виробництва.
Підтримувати зв’язок і обмін інформацією з регіональними або місцевими органами влади.
Відвідувати місцевих або міжнародних постачальників, щоб отримати точне уявлення про їхні послуги та звітувати клієнтам про них на цій основі.
Звіряти ціни для клієнта, досліджуючи та оцінюючи тарифи.
Заздалегідь виконувати бронювання місця відповідно до вимог замовника та оформляти всі необхідні документи.
Планувати всі заходи для ділових поїздок, включно з підготовкою розкладу та бронюванням транспорту, вечерею та проживанням.
Відвідувати, аналізувати та координувати об’єкти, де відбуватиметься захід, щоб оцінити, чи відповідають вони вимогам клієнта.
Дисципліна про управлінням проєктами, напрями діяльності, які охоплюють цю сферу, і змінні, пов’язані з нею, як-от час, ресурси, вимоги, кінцеві строки та реагування на непередбачувані події.
Спілкуватися та співпрацювати з рекламними агентствами з метою передачі цілей і технічних характеристик маркетингового плану. Підтримувати зв’язок з метою розробки рекламної кампанії та кампанії з просування, яка відповідає меті маркетингового плану.
Співпрацювати з операторами автобусів, транспортними постачальниками та постачальниками послуг розміщення, щоб спланувати транспортування, проживання та інші заходи.
Розробляти пункти меню для особливих подій і випадків, як-от банкети, з’їзди та ділові зустрічі.
Спілкуватися з персоналом готелю, транспортними компаніями та іншими відповідними службами задовго до прибуття та переконатися, що все було точно сплановано заздалегідь.
Налагодити контакт з різними доповідачами для різних видів подій, щоб замовити їх і запросити на подію.
Керувати розкладом бронювання конференцій і зустрічей внутрішнього або зовнішнього характеру. Робити покупки та бронювати місця для подорожей або розміщення офісного персоналу.
Підтримувати зв’язок з керівниками інших відділів, забезпечуючи ефективне обслуговування та комунікацію, а саме відділів продажів, планування, закупівлі, торгівлі, розподілу та технічних відділів.
Домовлятися з продавцями та постачальниками про такі умови, як ціна, кількість, якість та умови доставки, щоб забезпечити найвигідніші умови покупки.
Інші професії
- Організатор культурно-дозвіллєвої діяльності/організаторка культурно-дозвіллєвої діяльності
- Менеджер із маркетингу/менеджерка із маркетингу
- Організатор весілля/організаторка весілля
- Промоутер/промоутерка
- Менеджер ланцюга постачання/менеджерка ланцюга постачання
- Політичний менеджер/політична менеджерка
- Керівник водоочисної станції/керівниця водоочисної станції
- Інженер із прикладних досліджень/інженерка із прикладних досліджень
- Cекретар/секретарка
- Бізнес-менеджер/бізнес-менеджерка
- Менеджер із фінансових питань/менеджерка із фінансових питань
- Керівник відділу/керівниця відділу