Cекретар/секретарка – робота у Фінляндії
Секретарі виконують різноманітні адміністративні завдання, щоб забезпечити належну роботу о
Cекретар/секретарка - Які навички обов'язкові?
Поширювати внутрішню комунікацію за допомогою різних каналів зв’язку, які є в розпорядженні компанії.
Підтримувати ефективну систему внутрішнього спілкування між співробітниками та керівниками відділів.
Створити систему документообігу. Складати каталог документів. Маркувати документи тощо.
Збирати разом документи, отримані з копіювального апарату, пошти або щоденних операцій бізнесу.
Слідкувати за відпустками, лікарняними листками та відсутністю працівників, реєструвати їх у журналі та подавати необхідні документи та довідки.
Організовувати та класифікувати записи підготовлених звітів та кореспонденції, пов’язаної з виконаною роботою, а також записи про хід виконання завдань.
Опрацювати інструкції щодо процесу; як правило, вони усні, надані менеджерами, або директиви щодо дій, які необхідно виконати. Брати до уваги, ставити запитання та вживати заходів щодо замовлених запитів.
Обробляти пошту, враховуючи питання захисту даних, вимоги щодо здоров’я та безпеки, а також характеристики різних видів пошти.
Програмувати, готувати та виконувати дії, які необхідно виконувати щодня в офісах, зокрема відправка пошти, отримання витратних матеріалів, оновлення менеджерів і співробітників, а також забезпечення безперебійної роботи.
Планувати та підтверджувати зустрічі для персоналу офісу, переважно керівників і керівних працівників, із зовнішніми сторонами.
Отримувати, обробляти та передавати повідомлення особам, що надходять із телефонних дзвінків, факсів, поштових та електронних листів.
Заповнювати форми різного характеру з точною інформацією, розбірливим каліграфічним почерком і вчасно.
Керувати розкладом бронювання конференцій і зустрічей внутрішнього або зовнішнього характеру. Робити покупки та бронювати місця для подорожей або розміщення офісного персоналу.
Передавати відповідну інформацію про розклад. Представляти розклад зацікавленим особам і повідомити їм про будь-які зміни в розкладі. Затвердити розклади та переконатися, що всі зрозуміли надіслану їм інформацію.
Підтримувати зв’язок телефоном, здійснюючи дзвінки та відповідаючи на них вчасно, професійно та ввічливо.
Готувати, складати та писати листи з вичерпною інформацією та з використанням відповідної мови для внутрішнього чи зовнішнього спілкування.
Використовувати стандартні програми пакета Microsoft Office. Створювати документ і виконувати базове форматування, вставляти розриви сторінок, робити верхні й нижні колонтитули, вставляти графічні зображення, створювати автоматично згенерований зміст і типові листи з бази даних адрес. Створювати зображення, а також електронні таблиці з автоматичним обчисленням, сортувати й фільтрувати таблиці з даними.
Набір правил, які регулюють діяльність компанії.
Cекретар/секретарка - Які навички корисні, але не обов'язкові?
Готувати документи, слайд-шоу, плакати та будь-які інші носії, необхідні для певної аудиторії.
Планувати бюджет, здійснювати його моніторинг, звітувати про нього та готувати бюджети визначеного виробництва.
Спостерігати, аналізувати та забезпечувати достатні та необхідні канцелярські товари для безперебійної роботи підприємств.
Планувати всі заходи для ділових поїздок, включно з підготовкою розкладу та бронюванням транспорту, вечерею та проживанням.
Демонструвати клієнтам відповідальність та професійний обов’язок виявляти турботу, що охоплюватиме навички спілкування та орієнтованість на обслуговування споживачів.
Спілкуватися з постачальниками та розміщувати замовлення на друковані паперові товари, як-от газети, журнали, книги та канцтовари для магазину.
Галузь права і законодавства, що стосується політики в галузі освіти та людей, які працюють у цій галузі в (між)національному контексті, як-от учителі, студенти та адміністрація.
Написати повні звіти на основі протоколів, зроблених під час зустрічі, щоб повідомити відповідним людям про важливі моменти, які обговорювалися, і прийняті рішення.
Розпоряджатися дрібною готівкою для дрібних витрат і транзакцій, необхідних для щоденного ведення бізнесу.
Створити професійно написаний вміст, що описує вироби, програми, компоненти, функції чи послуги відповідно до вимог законодавства та внутрішніх або зовнішніх стандартів.
Доцільно та своєчасно використовувати офісні системи, що використовуються в бізнес-центрах залежно від мети, зокрема для збору повідомлень, зберігання інформації про клієнта або планування розкладу. До цього відноситься адміністрування таких систем, як-от управління взаємовідносинами з клієнтами, керування постачальниками, системи зберігання та голосової пошти.
Методи фіксування та узагальнення фінансово-господарських операцій, а також аналізу, перевірки та подання результатів.
Галузь права, яка займається регулюванням відносин між роботодавцями, працівниками, профспілками та державою.
Контролюючи посилання й встановлення часових рамок і порядку публікацій перевіряти, щоб уміст вебсайт був актуальним, належним чином організованим, привабливим, відповідав потребам цільової аудиторії, вимогам компанії й міжнародним стандартам.
Розповсюджувати клієнтам поштову кореспонденцію, газети, посилки та особисті повідомлення.
Управляти рахунками та фінансовою діяльністю організації, здійснювати нагляд за правильним веденням усіх документів, правильністю всієї інформації та розрахунків і прийняттям правильних рішень.
Готувати рахунок-фактуру на продані товари або надані послуги, що містить індивідуальні ціни, загальну суму та умови. Завершувати обробку замовлень, отриманих по телефону, факсу та інтернету, і розраховувати остаточний рахунок клієнта.
Процеси, пов’язані з адміністративними питаннями освітнього закладу, його директором, працівниками та учнями/студентами.
Управляти валютою, фінансовими операціями обміну, депозитами, а також оплатою компаній і ваучерів. Готувати та управляти гостьовими рахунками, приймати платежі готівкою, кредитними та дебетовими картками.
Інші професії
- Помічник з адміністративних питань/помічниця з адміністративних питань
- Співробітник офісу/співробітниця офісу
- Секретар приймальні/секретарка приймальні
- Помічник-референт/помічниця-референтка
- Помічник керівництва/помічниця керівництва
- Асистент із маркетингу/асистентка із маркетингу
- Конторський службовець (інвестиції)/конторська службовиця (інвестиції)
- Оператор із розрахунків/операторка із розрахунків
- Асистент агента з нерухомості/асистентка агента з нерухомості
- Співробітник, який працює з іноземною кореспонденцією/співробітниця, яка працює з іноземною кореспонденцією
- Помічник-консультант депутата парламенту/помічниця-консультантка депутата парламенту
- Адміністратор закладу освіти/адміністраторка закладу освіти