Henkilöstöassistentti – työpaikat Suomessa
Henkilöstöassistentit tarjoavat tukea kaikissa henkilöstöhallinnon tehtävissä ja toimissa. He helpottavat rekrytointiprosessien valmistelua skannaamalla ansioluettelot ja rajaamalla valinnan kaikkein sopivimpiin hakijoihin. He hoitavat hallinnollisia tehtäviä, valmistelevat tiedonantoja ja kirjeitä sekä taulukoivat osaston tekemiä selvityksiä ja arviointeja.
Henkilöstöassistentti - Mitkä taidot ovat pakollisia?
Organisaation toimintaa ja prosesseja sääntelevien periaatteiden ja sääntöjen soveltaminen.
Työmarkkinoilla tarjolla olevat työmahdollisuudet kyseessä olevan talouden mukaan.
Ylläpitää henkilöstötietoja ja palkkakirjanpitoa. Kirjata arvioinnit, ylennykset tai kurinpitotoimet.
Tarjota esimiehille ja johtajille tukea ja ratkaisuja, jotka liittyvät yritysten tarpeisiin, liiketoiminnan harjoittamista koskeviin pyyntöihin tai liiketoimintayksikön päivittäiseen toimintaan.
Arvioida, miten tietty henkilö reagoi suullisesti tai fyysisesti tietyssä tilanteessa tai tiettyyn tapahtumaan.
Käyttää viestintätekniikoita, jotka auttavat osapuolia ymmärtämään toisiaan paremmin ja välittämään viestit täsmällisesti.
Noudattaa tietojen luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä.
Tallentaa ja järjestää ammatillisia hallintoasiakirjoja kattavasti, pitää kirjaa asiakastiedoista, täyttää lomakkeita tai lokikirjoja sekä laatii asiakirjoja yritykseen liittyvistä asioista.
Järjestää ja aikatauluttaa ammatillisia tapaamisia tai neuvotteluita asiakkaille tai esimiehille.
Laatia työhön liittyviä raportteja, joilla tuetaan tehokasta suhteiden hallintaa ja korkeaa dokumentoinnin ja kirjanpidon tasoa. Kirjoittaa ja esitellä tuloksia ja päätelmiä selkeällä ja ymmärrettävällä tavalla niin, että ne ovat yleistajuisia.
Hyväksyä, aikatauluttaa ja peruuttaa ajanvarauksia.
Kiinnittää huomiota siihen, mitä muut sanovat, pyrkiä kärsivällisesti ymmärtämään, mitä muut tarkoittavat, esittää tarvittaessa kysymyksiä ja välttää keskeyttämästä sopimattomalla hetkellä; kyky kuunnella tarkasti asiakkaiden, matkustajien, palvelun käyttäjien tai muiden henkilöiden tarpeita ja esittää niihin sopivia ratkaisuja.
Viestiä puhelimitse soittamalla puheluja ja vastaamalla niihin ajoissa, ammattimaisesti ja kohteliaasti.
Kirjata, kirjoittaa ja merkitä muistiin vastaukset ja kuulustelujen yhteydessä kerätyt tiedot käsittelyä ja analysointia varten pikakirjoituksella tai teknisiä välineitä käyttäen.
Luoda profiili, jossa määritetään henkilön ominaispiirteet, persoonallisuus, taidot ja motiivit usein käyttämällä haastattelusta tai kyselystä saatuja tietoja.
Toimia yrityksen eduksi ja sen tavoitteiden saavuttamiseksi.
Henkilöstöassistentti - Mitkä taidot ovat hyödyllisiä muttei pakollisia?
Kansallisen tai kansainvälisen tason lainsäädäntö, joka säätelee työntekijöiden työoloja eri aloilla työmarkkinaosapuolten, kuten hallituksen, työntekijöiden, työnantajien ja ammattiliittojen, välillä.
Työntekijöiden suorituskyvyn ylläpitäminen ja parantaminen valmentamalla yksittäisiä henkilöitä tai ryhmiä siitä, miten voidaan optimoida erityisiä menetelmiä, taitoja tai kykyjä, käyttämällä tarkoitukseen mukautettuja valmennustyylejä ja -menetelmiä. Vasta palvelukseen otettujen työntekijöiden ohjaaminen ja uusien liiketoimintajärjestelmien opettaminen heille.
Palkata uusia työntekijöitä määrittämällä työtehtävät, mainostamalla, haastattelemalla ja valitsemalla henkilöstöä yrityksen käytäntöjen ja lainsäädännön mukaisesti.
Viestiä avoimesti ja myönteisessä hengessä, jotta voidaan arvioida työntekijöiden tyytyväisyyttä ja mielipiteitä työympäristöstä, jotta voidaan tunnistaa ongelmia ja kehittää niihin ratkaisuja.
Haastatella ihmisiä erilaisissa olosuhteissa.
Neuvotella työsopimuksia työnantajien ja mahdollisen työntekijöiden välille ja sopia palkasta, työehdoista ja muista kuin sääntömääräisistä eduista.
Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.
Suorittaa tarvittavat valmistelut harjoitusten järjestämiseksi. Huolehtia tarvittavasta välineistöstä, tarvikkeista ja materiaaleista. Varmistaa harjoitusten sujuvuus.
Laki, jota käytetään välittäjänä työntekijöiden ja työnantajien välillä. Se koskee työsopimuksen mukaan sitovia työntekijöiden oikeuksia.
Vastata siitä, että työntekijät saavat palkkansa, tarkastella palkkoja ja etuusjärjestelyjä ja neuvoa palkkauksessa ja muissa palvelussuhteen ehdoissa.
Antaa uusille työntekijöille esittelykierros yrityksessä, esitellä heidät työtovereilleen, selittää heille yrityskulttuuria, rutiineja ja työmenetelmiä ja auttaa heitä asettumaan työpisteeseen.
Soveltaa periaatteita, jotka liittyvät ryhmäkäyttäytymiseen, yhteiskunnan kehitykseen ja yhteiskunnallisen dynamiikan vaikutuksiin.
Viestintästrategiat, joilla pyritään suostuttelemaan tai kannustamaan yleisöä, sekä eri viestimet, joita käytetään tämän tavoitteen saavuttamiseen.
Hankkeeseen tarvittavien työntekijöiden määrän selvittäminen ja työntekijöiden jakaminen luovaan tiimiin sekä tuotanto-, viestintä- ja hallinnointitiimeihin.
Organisaation henkilöstöosaston prosessit, tehtävät, ammattikieli sekä rooli organisaatiossa ja muut henkilöstöosastoon liittyvät erityispiirteet, kuten rekrytointi, eläkejärjestelmät ja henkilöstön kehittämisohjelmat.
Hallinnoida työntekijöiden valituksia, vastata niihin oikein ja kohteliaasti ja ehdottaa mahdollisuuksien mukaan ratkaisua tai saattaa asia tarvittaessa valtuutetun henkilön tietoon.
Tukea ja avustaa terveys- ja turvallisuusinsinööriä ja hoitohenkilöstöä työntekijöiden terveysohjelmien toteuttamisessa.
Luoda työnvälitystoimistojen kanssa järjestelyt rekrytointitoimien organisoimiseksi. Pitää yhteyttä näiden toimistojen kanssa, jotta varmistetaan tehokas ja tuottava rekrytointi, johon saadaan ammattitaitoisia hakijoita.
Organisaation elin, joka vastaa uusien työntekijöiden rekrytoinnista ja työntekijöiden suorituskyvyn ylläpidosta.