Chefssekreterare – jobb i Finland
Chefssekreterare utför olika typer av arbetsuppgifter, oftast under allmän tillsyn. De utför administrativa uppgifter och ger stöd till ledningen för att se till att hela avdelningen fungerar väl.
Chefssekreterare - Vilka färdigheter är obligatoriska?
Söka och samla in information som är relevant för utvecklingen av företag på olika områden från juridik, redovisning och ekonomi till affärsområdet.
Sprida interna meddelanden via de olika kommunikationskanaler som ett företag har till sitt förfogande.
Ansvara för evenemang genom att hantera budget och logistik samt tillse stöd, säkerhet, krisplaner och uppföljning för evenemanget.
Upprätthålla ett effektivt internt kommunikationssystem för anställda och avdelningschefer.
Använda olika typer av kommunikationskanaler, t.ex. muntlig, handskriven, digital och telefonkommunikation, i syfte att formulera och dela idéer eller information.
Behandla instruktioner, vanligtvis muntliga, som tillhandahålls av chefer och direktiv om åtgärder som ska vidtas. Notera, utreda och vidta åtgärder avseende de beställda förfrågningarna.
Tillhandahålla stöd och lösningar till chefer och direktörer i fråga om deras verksamhetsbehov och önskemål om att driva ett företag eller en affärsenhets dagliga verksamhet.
Göra lämpligt bruk i rätt tid av de kontorssystem som används i företag, beroende på syftet, oavsett om det gäller insamling av meddelanden, kundinformation eller planering av dagordningen. Det omfattar förvaltning av system såsom kundrelationshantering, hantering av leverantörer, lagring och röstmeddelanden.
Ta emot, bearbeta och vidarebefordra meddelanden från telefonsamtal, fax, post och e-post till personer.
Boka och planera yrkesutnämningar eller möten för kunder eller överordnade.
Sammanställa arbetsrelaterade rapporter som stöder en effektiv relationshantering och en hög standard när det gäller dokumentation och registerföring. Skriva och presentera resultat och slutsatser på ett klart och begripligt sätt så att de kan förstås av en icke-expert.
Utföra administrativa uppgifter som arkivering, rapportskrivning och sköta postkorrespondens.
Rapportera till ledningen, styrelsen och kommittéerna inom en organisation.
Skapa ett positivt, långsiktigt förhållande mellan organisationer och utomstående intressenter, till exempel leverantörer, distributörer, aktieägare och andra intressenter, i syfte att informera dem om organisationen och dess mål.
Förbereda, sammanställa och skriva e-postmeddelanden med adekvat information och ett lämpligt språkbruk för att kunna kommunicera internt eller externt.
Hantera relationer med chefer inom andra avdelningar för att säkerställa effektiv service och kommunikation, dvs. försäljning, planering, inköp, handel, distribution och teknik.
Den uppsättning regler som reglerar ett företags verksamhet.
Chefssekreterare - Vilka färdigheter är nyttiga men inte obligatoriska?
Hålla företagets föreskrivna redovisningshandlingar uppdaterade med relevant information från direktörerna och sekreterarna, ledningens intressen och registret över aktieägare.
De olika processerna, arbetsuppgifterna, jargongen, rollen i en organisation samt andra specifika särdrag av redovisningsavdelningen såsom bokföring, fakturor, registerföring och beskattning.
Behärska främmande språk för att kunna kommunicera på ett eller flera främmande språk.
Använda modeller (beskrivande eller statistiska) och tekniker (datautvinning eller maskininlärning) för statistisk analys och IKT-verktyg för att analysera data, upptäcka korrelationer och göra prognoser.
Processer, arbetsuppgifter, språkbruk, organisationsroll och andra specifika faktorer vid en organisations ekonomiavdelning. Kunskap om finansiella rapporter, investeringar, redovisningsnormer osv.
Processer, arbetsuppgifter, språkbruk, organisationsroll och andra specifika faktorer vid en organisations drift- och tillverkningsavdelning, exempelvis i arbetet som rör inköp, processer i leveranskedjan och varuhantering.
Metoder för att hantera alla aspekter av bilden och uppfattningen av ett företag eller en person hos berörda parter och samhället i stort.
Skriva kompletta rapporter på grundval av mötesprotokoll för att underrätta behöriga personer om de viktiga frågor som diskuterades och de beslut som fattades.
Känna till, använda och skriva dokument, texter och innehåll i allmänhet utan att titta på tangentbordet. Använda tekniker för att skriva dokument på ett sådant sätt.
Hjälpa besökare genom att svara på deras frågor, ge tillfredsställande förklaringar, förslag och rekommendationer.
Samla in information och skriva pressmeddelanden, anpassa registret till målgruppen och se till att budskapet förmedlas väl.
Planera och bekräfta möten med externa parter för kontorspersonalen, främst chefer och anställda på ledande befattningar.
De olika processerna, arbetsuppgifterna, jargongen, rollen i en organisation samt andra särdrag i marknadsavdelningen inom en organisation, till exempel marknadsundersökningar, marknadsföringsstrategier och reklamprocesser.
De olika processerna, arbetsuppgifterna, jargongen, rollen i en organisation samt andra särdrag i förvaltningsavdelningen inom en organisation, till exempel strategiska processer och den allmänna ledningen av organisationen.
De metoder och förfaranden som används vid anställning och utveckling av anställda för att säkerställa organisationens värde, personalbehov, nytta, konfliktlösning och säkerställandet av ett positivt företagsklimat.
Identifiera de kvantifierbara åtgärder som ett företag eller en industri använder för att mäta eller jämföra resultat när det gäller att uppnå sina operativa och strategiska mål, med hjälp av resultatindikatorer.
Olika processer, uppgifter, jargonger, roller inom en organisation och andra särskilda egenskaper hos försäljningsavdelningen inom en organisation.
Genomföra kostnadsrelaterade aktiviteter och verksamhet inom bokföringsaktiviteter som utveckling av standardkostnader, analys av genomsnittliga priser, analys av marginal- och kostnadsförhållande, lagerkontroll och variansanalys. Rapportera resultaten till ledningen och ge råd om möjliga åtgärder för att kontrollera och minska kostnaderna.
Olika processer, uppgifter, jargonger, roller inom en organisation samt andra särdrag inom den juridiska avdelningen på en organisation som t.ex. patent, rättsfall och regelefterlevnad.
Olika processer, uppgifter, jargonger, roller inom en organisation samt andra särdrag hos personalavdelningen inom en organisation som t.ex. rekryteringsprogram, pensionssystem och personalutvecklingsprogram.
Föra ett register över aktieägare och övervaka förändringar i aktieinnehavet i företaget.
Granska chefers utkast för att kontrollera att de är fullständiga, korrekta och rätt formaterade.
Översätta ett språk till ett annat. Se till att ord och uttryck överensstämmer med motsvarande ord och uttryck på andra språk samt se till att den ursprungliga textens budskap och nyanser bevaras i måltexten.