Direktionssekreterare – jobb i Finland
Direktionssekreterare är avancerade administrativa specialister som arbetar med högsta chefer eller i internationella sammanhang inom olika branscher. De anordnar möten, organiserar och upprätthåller pärmar, ordnar resor, utbildar personal, kommunicerar på andra språk och sköter den löpande verksamheten.
Direktionssekreterare - Vilka färdigheter är obligatoriska?
Upprätta utkast till e-postmeddelanden, brev och andra skriftliga dokument på grundval av nyckelord eller nyckelkoncept för innehållet. Välja lämpligt format och språk enligt dokumenttyp.
Söka och samla in information som är relevant för utvecklingen av företag på olika områden från juridik, redovisning och ekonomi till affärsområdet.
Ansvara för evenemang genom att hantera budget och logistik samt tillse stöd, säkerhet, krisplaner och uppföljning för evenemanget.
Planera alla former av affärsresor, inklusive planering och bokning av transporter, middagar och logi.
Använda olika typer av kommunikationskanaler, t.ex. muntlig, handskriven, digital och telefonkommunikation, i syfte att formulera och dela idéer eller information.
Behandla instruktioner, vanligtvis muntliga, som tillhandahålls av chefer och direktiv om åtgärder som ska vidtas. Notera, utreda och vidta åtgärder avseende de beställda förfrågningarna.
Sköta förvaltningen och funktionsdugligheten hos de olika kontorssystem som behövs för att kontorslokaler ska fungera smidigt och dagligen, såsom interna kommunikationssystem, programvara för gemensamt utnyttjande inom företaget och kontorsnät.
Göra lämpligt bruk i rätt tid av de kontorssystem som används i företag, beroende på syftet, oavsett om det gäller insamling av meddelanden, kundinformation eller planering av dagordningen. Det omfattar förvaltning av system såsom kundrelationshantering, hantering av leverantörer, lagring och röstmeddelanden.
Planera och bekräfta möten med externa parter för kontorspersonalen, främst chefer och anställda på ledande befattningar.
Ta emot, bearbeta och vidarebefordra meddelanden från telefonsamtal, fax, post och e-post till personer.
Implementera policyer, metoder och regler för data- och informationssäkerhet för att efterleva principerna om sekretess, integritet och tillgänglighet.
Följa de regler som fastställer att information inte får lämnas ut utom till en annan behörig person.
Boka och planera yrkesutnämningar eller möten för kunder eller överordnade.
Utföra administrativa uppgifter som arkivering, rapportskrivning och sköta postkorrespondens.
Förmedla relevant information om tidsplanering. Lägga fram planen för de berörda personerna och informera dem om eventuella ändringar i tidsplanen. Godkänna tidsplanerna och kontrollera att alla har förstått den information de fått.
Skapa ett positivt, långsiktigt förhållande mellan organisationer och utomstående intressenter, till exempel leverantörer, distributörer, aktieägare och andra intressenter, i syfte att informera dem om organisationen och dess mål.
Föra ett register över aktieägare och övervaka förändringar i aktieinnehavet i företaget.
Förbereda, sammanställa och skriva e-postmeddelanden med adekvat information och ett lämpligt språkbruk för att kunna kommunicera internt eller externt.
Hantera relationer med chefer inom andra avdelningar för att säkerställa effektiv service och kommunikation, dvs. försäljning, planering, inköp, handel, distribution och teknik.
Den uppsättning regler som reglerar ett företags verksamhet.
Direktionssekreterare - Vilka färdigheter är nyttiga men inte obligatoriska?
Rikta din karriär på internationell nivå, vilket ofta kräver förmåga att interagera och kommunicera med samt relatera till individer från olika kulturer.
Upprätta officiella handlingar såsom remburser, fraktorder och ursprungsintyg.
Svara och kommunicera med kunder på ett maximalt effektivt och ändamålsenligt sätt för att möjliggöra för dem att få tillgång till önskade produkter eller tjänster, eller ge annan hjälp som de kan behöva.
Hjälpa till vid framtagningen av den årliga budgeten genom att ta fram basdata i enlighet med budgetprocessen.
Utarbeta dokument, bildspel, affischer och andra medier som behövs för särskilda målgrupper.
Internationella tullar, skatter eller avgifter som måste betalas för en viss kategori av import- eller exportmaterial.
Summera all avdragsgill skatt under kvartalet eller beskattningsåret, färdigställa skattedeklarationsblanketter och återkräva skatter från statliga myndigheter genom att lämna in deklarationsblanketterna. Arkivera de handlingar och redovisningar som ligger till grund för deklarationen.
Behärska främmande språk för att kunna kommunicera på ett eller flera främmande språk.
Föra register över personalen samt lönerapporter. Registrera utvärderingar, befordringar och disciplinära åtgärder.
Samla in, registrera och utarbeta finansiella rapporter om ett företags finansiella ställning vid utgången av en viss period eller ett visst räkenskapsår. Rapporterna som består av fem delar som är rapporten över finansiell ställning, rapporten över totalresultat, rapporten över förändringar i eget kapital, rapporten över kassaflöden och noter.
Visa aktning för kulturella skillnader genom att vidta åtgärder som underlättar positiv samverkan mellan internationella organisationer eller mellan grupper eller individer från olika kulturer samt främja integration i en gemenskap.
Rapportera till ledningen, styrelsen och kommittéerna inom en organisation.
Principer som styr import och export av produkter och utrustning, handelsrestriktioner, hälso- och säkerhetsåtgärder, licenser osv.
Bygga upp en positiv kommunikationsdynamik med organisationer från olika länder för att etablera ett samarbete och optimera informationsutbytet.
Granska chefers utkast för att kontrollera att de är fullständiga, korrekta och rätt formaterade.
Översätta ett språk till ett annat. Se till att ord och uttryck överensstämmer med motsvarande ord och uttryck på andra språk samt se till att den ursprungliga textens budskap och nyanser bevaras i måltexten.