Kontorsassistent – jobb i Finland
Kontorsassistenter ansvarar för att utföra administrativa uppgifter och kontorsarbete samt stödja verksamheten inom en viss avdelning. De bistår all övrig administrativ personal såsom sekreterare och assistenter genom att sortera post, lämna in formulär och dokument, svara i telefon, välkomna kunder/klienter och boka möten.
Kontorsassistent - Vilka färdigheter är obligatoriska?
Svara och kommunicera med kunder på ett maximalt effektivt och ändamålsenligt sätt för att möjliggöra för dem att få tillgång till önskade produkter eller tjänster, eller ge annan hjälp som de kan behöva.
Sprida interna meddelanden via de olika kommunikationskanaler som ett företag har till sitt förfogande.
Skapa ett arkiveringssystem. Skriva en dokumentkatalog. Märka dokument osv.
Sammanställa dokument som kommer från en kopieringsapparat, via post eller företags dagliga verksamhet.
Använda olika typer av kommunikationskanaler, t.ex. muntlig, handskriven, digital och telefonkommunikation, i syfte att formulera och dela idéer eller information.
Anpassa formen och innehållet för att se till att de passar ihop.
Behandla instruktioner, vanligtvis muntliga, som tillhandahålls av chefer och direktiv om åtgärder som ska vidtas. Notera, utreda och vidta åtgärder avseende de beställda förfrågningarna.
Göra lämpligt bruk i rätt tid av de kontorssystem som används i företag, beroende på syftet, oavsett om det gäller insamling av meddelanden, kundinformation eller planering av dagordningen. Det omfattar förvaltning av system såsom kundrelationshantering, hantering av leverantörer, lagring och röstmeddelanden.
Hantera post med beaktande av dataskyddsfrågor, hälso- och säkerhetskrav samt specifikationer för olika typer av post.
Planera, förbereda och genomföra dagliga aktiviteter på kontor såsom utskick, mottagande av leveranser, informering av chefer och anställda samt säkerställande av smidigt arbete.
Ta emot, bearbeta och vidarebefordra meddelanden från telefonsamtal, fax, post och e-post till personer.
Fylla i formulär av annat slag med korrekt information, läsbar kalligrafi och inom rimlig tid.
Göra utkast till, utarbeta och skicka ut korrespondens till kunder med information till kunder om obetalda räkningar, marknadsföringsmaterial, ursäkter eller gratulationsbrev.
Använda grammatik- och stavningsregler och säkerställa följdriktighet i alla texter.
De mekanismer och bestämmelser som möjliggör selektiv tillträdeskontroll och garanterar att endast godkända parter (personer, processer, system och anordningar) har tillgång till data, sättet att följa konfidentiell information och riskerna för bristande regelefterlevnad.
Sortera korrespondens och bifoga tidigare korrespondensregister eller -filer med inkommande post.
Sköta bokningsschemat för konferenser och möten av intern eller extern karaktär. Sköta bokning av resor och lokaler åt kontorspersonal.
Klassificera inkommande korrespondens, välja ut prioriterade försändelser och paket och distribuera dem till företagets olika avdelningar.
Kommunicera över telefon genom att ringa och svara på samtal punktligt, professionellt och artigt.
Distribuera brevväxling, tidningar, paket och privata meddelanden till kunder.
Administrera levererade paket och se till att alla når sin destination i tid.
Mata in information i ett system för datalagring och dataåtkomst med hjälp av bland annat skanning, manuell inskrivning via tangentbord eller elektronisk dataöverföring för att bearbeta stora mängder data.
Förbereda handlingar för arkivering och tillse enkel tillgång till informationen.
Den uppsättning regler som reglerar ett företags verksamhet.
Kontorsassistent - Vilka färdigheter är nyttiga men inte obligatoriska?
Upprätta utkast till e-postmeddelanden, brev och andra skriftliga dokument på grundval av nyckelord eller nyckelkoncept för innehållet. Välja lämpligt format och språk enligt dokumenttyp.
Säkerställa att åtkomst till personuppgifter eller institutionsdata överensstämmer med den lagstadgade och etiska ramen för sådan åtkomst.
Föra register över kontorsmaterial såsom utrustning och pappersvaror för att undvika lagerbrist eller missbruk av varorna.
Ladda analoga dokument genom att omvandla dem till digitalt format med hjälp av specialiserad hårdvara och programvara.
Upprätthålla ett effektivt internt kommunikationssystem för anställda och avdelningschefer.
Använda specialiserade applikationer och programvaror för att samla in och bevara digital information.
Hålla uppsikt över de anställdas semestrar, sjukskrivningar och frånvaro, registrera dem och arkivera de handlingar och intyg som krävs.
Utföra städuppgifter, t.ex. sophämtning, dammsugning, tömning av papperskorgar och allmän rengöring av arbetsplatsen. Städverksamheten bör följa hälso- och säkerhetsbestämmelser om så krävs.
Känna till, använda och skriva dokument, texter och innehåll i allmänhet utan att titta på tangentbordet. Använda tekniker för att skriva dokument på ett sådant sätt.
Metoder för att snabbt transkribera talat språk till text, till exempel stenografi.
Utföra en effektiv sökning på internet för att samla in relevant information och dela den med andra.
Metoder för registrering och sammanställning av affärs- och finansiella transaktioner samt analys, kontroll och rapportering av resultaten.
Registrering av uppgifter om förfrågningar, synpunkter och klagomål från kunder samt åtgärder som ska vidtas.
Kommunicera med kundtjänsten på ett transparent och samarbetsvilligt sätt; övervaka funktionen av kundtjänsten; ge kunder information i realtid.
Servera diverse alkoholhaltiga och alkoholfria drycker, såsom läskedrycker, mineralvatten, vin och buteljerat öl över disk eller på en bricka.
Säkerställa efterlevnad av standarder och regler för spårande och registrering inom dokumenthantering, t.ex. se till att ändringar identifieras, att dokumenten förblir läsbara och att inga föråldrade dokument används.
Ta fram fakturor över sålda varor eller tjänster innehållande styckpriser, summa och villkor. Slutföra orderbehandlingen av mottagna order via telefon, fax och internet och beräkna hur mycket kunden till slut ska betala.
Förbereda, sammanställa och skriva e-postmeddelanden med adekvat information och ett lämpligt språkbruk för att kunna kommunicera internt eller externt.
Hantera beställningar från kunder. Ta emot kundordern och göra upp en förteckning med krav, utarbeta en arbetsprocess och en tidsram. Utföra arbetet enligt planen.
Använda standardprogram som ingår i Microsoft Office. Skapa ett dokument och utföra grundläggande formatering, infoga sidbrytningar, skapa sidhuvuden eller sidfötter, infoga bilder, skapa automatiskt genererade tabeller och överföra formulärbrev från en adressdatabas. Skapa kalkylblad med automatisk beräkning, skapa bilder samt sortera och filtrera datatabeller.
Skapa och underhålla datorarkiv och databaser samt införliva den senaste utvecklingen inom elektronisk informationslagringsteknik.