Ulkomaan kirjeenvaihdon assistentti – työpaikat Suomessa
Ulkomaan kirjeenvaihtoa hoitavat toimistosihteerit lukevat yrityksen vieraskielistä kirjeenvaihtoa ja vastaavat siihen. He suorittavat myös hallinnollisia tehtäviä.
Ulkomaan kirjeenvaihdon assistentti - Mitkä taidot ovat pakollisia?
Kääntää sanoja, lauseita ja käsitteitä vieraasta kielestä äidinkielelleen tai äidinkieleltään vieraaseen kieleen.
Hallita vieraita kieliä ja pystyä viestimään yhdellä tai useammalla vieraalla kielellä.
Hallita käännettävien kielten tekniikat ja käytännöt. Tämä koskee omaa äidinkieltä ja vieraita kieliä. Tuntea sovellettavat standardit ja säännöt ja tunnistaa käytettävät asianmukaiset ilmaisut ja sanat.
Puhua yhtä tai useampaa vierasta kieltä, jotta voi keskustella kaupallisista ja teknisistä kysymyksistä eri toimittajien ja asiakkaiden kanssa.
Noudattaa kielioppi- ja oikeinkirjoitussääntöjä ja varmistaa koko tekstin yhdenmukaisuus.
Sanojen kirjoitusta koskevat säännöt.
Sen varmistaminen, että asiakirjojen hallinnalle asetettuja seuranta ja tallennus määräyksiä noudatetaan, esimerkiksi tarkistamalla, että asiakirjoihin tehtyjä muutoksia seurataan ja varmistamalla, että asiakirjat ovat luettavia ja että vanhentuneita asiakirjoja ei enää käytetä.
Rakenteelliset säännöt, jotka koskevat lausekkeiden, lauseiden ja sanojen rakennetta millä tahansa luonnollisella kielellä.
Yrityksen toimintaa sääntelevät säännöt.
Kääntää yhtä kieltä toiselle kielelle. Etsiä sanoille ja ilmauksille vastineet toisilla kielillä ja varmistaa samalla, että alkutekstin sanoma ja vivahteet säilyvät.
Ulkomaan kirjeenvaihdon assistentti - Mitkä taidot ovat hyödyllisiä muttei pakollisia?
Sisäisten tiedotteiden jakaminen käyttäen erilaisia yrityksen käytössä olevia viestintäkanavia.
Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.
Koota asiakirjoja, jotka ovat peräisin kopiokoneesta, postista tai yritysten päivittäisistä toiminnoista.
Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.
Käsitellä postia ottaen huomioon tietosuojaan liittyvät kysymykset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset ja erityyppisten postilähetysten ominaisuudet.
Ohjelmoida, valmistella ja toteuttaa toimia, jotka on suoritettava päivittäin toimistoissa, kuten postiin liittyvät toiminnot, tavaran vastaanotto, johdon pitäminen tilanteen tasalla ja toiminnan sujuvuuden varmistaminen.
Viestiä puhelimitse soittamalla puheluja ja vastaamalla niihin ajoissa, ammattimaisesti ja kohteliaasti.
Jakaa asiakkaille kirjepostia, sanomalehtiä, paketteja ja yksityisiä viestejä.
Luonnostella, koota ja kirjoittaa sähköpostiviestejä, jotka sisältävät asianmukaiset tiedot, sisäiseen tai ulkoiseen viestintään sopivalla kielellä.
Tehdä yhteistyötä muiden osastojen johtajien kanssa tehokkaan palvelun ja viestinnän varmistamiseksi esimerkiksi myynnissä, suunnittelussa, hankintatoimessa, kaupankäynnissä, jakelussa ja teknisissä asioissa.