Toimistoavustaja – työpaikat Suomessa
Toimistoavustajat hoitavat toimisto- ja hallintotehtäviä toimiston tiloissa ja tukevat osaston liiketoimintoja. He avustavat koko hallintohenkilöstöä, sihteereitä ja avustajia lajittelemalla postia, arkistoimalla lomakkeita ja asiakirjoja, vastaamalla puhelimiin, ottamalla asiakkaita vastaan, aikatauluttamalla kokouksia ja tarjoamalla virvokkeita.
Toimistoavustaja - Mitkä taidot ovat pakollisia?
Asiakkaille vastaaminen ja heidän kanssaan kommunikoiminen mahdollisimman tehokkaasti ja asianmukaisesti, jotta he voivat saavat pääsyn haluamiinsa tuotteisiin tai palveluihin, tai muuta apua, jota he voivat tarvita.
Sisäisten tiedotteiden jakaminen käyttäen erilaisia yrityksen käytössä olevia viestintäkanavia.
Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.
Koota asiakirjoja, jotka ovat peräisin kopiokoneesta, postista tai yritysten päivittäisistä toiminnoista.
Hyödyntää erilaisia viestintäkanavia, kuten puhumista, käsin kirjoittamista, digitaalista ja puhelinliikennettä, ajatusten tai tietojen kokoamista ja jakamista varten.
Sovittaa sisältö ja muoto ja varmistaa, että ne sopivat yhteen.
Käsitellä esimiesten tai johtajien yleensä suullisesti antamia ohjeita tarvittavista toimista. Huomioida ja toteuttaa esitetyt pyynnöt ja esittää niitä koskevia kysymyksiä.
Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.
Käsitellä postia ottaen huomioon tietosuojaan liittyvät kysymykset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset ja erityyppisten postilähetysten ominaisuudet.
Ohjelmoida, valmistella ja toteuttaa toimia, jotka on suoritettava päivittäin toimistoissa, kuten postiin liittyvät toiminnot, tavaran vastaanotto, johdon pitäminen tilanteen tasalla ja toiminnan sujuvuuden varmistaminen.
Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.
Täyttää erilaisia lomakkeita oikeilla tiedoilla, hyvällä käsialalla ja oikeassa ajassa.
Suunnitella, valmistella ja lähettää asiakkaille kirjeitä ja viestejä maksamattomista laskuista, liiketoimintaan liittyvistä asioista, anteeksi pyytämiseksi tai tutustumismielessä.
Noudattaa kielioppi- ja oikeinkirjoitussääntöjä ja varmistaa koko tekstin yhdenmukaisuus.
Mekanismit ja säännökset, joiden avulla käyttöoikeuksia voidaan valvoa valikoidusti ja taata, että vain valtuutetuilla osapuolilla (ihmisillä, prosesseilla, järjestelmillä ja laitteilla) on pääsy tietoihin ja että tietojen salassapitoa noudatetaan ja vaatimustenvastaisuuden riskejä seurataan.
Lajitella kirjeenvaihto ja liittää sähköpostiviestit aiemmin tallennettuun tai arkistoituun kirjeenvaihtoon.
Hallinnoida sisäisiä tai ulkoisia konferensseja ja kokouksia koskevia varauksia. Tutkia vaihtoehtoja ja tehdä matka- tai tilavarauksia toimistohenkilöstölle.
Lajitella saapuva posti, valita kiireelliset kirjeet ja paketit ja jakaa ne yrityksen eri osastoille.
Viestiä puhelimitse soittamalla puheluja ja vastaamalla niihin ajoissa, ammattimaisesti ja kohteliaasti.
Jakaa asiakkaille kirjepostia, sanomalehtiä, paketteja ja yksityisiä viestejä.
Hallinnoida toimitettavia paketteja ja varmistaa, että ne kaikki saapuvat määräpaikkaansa ajoissa.
Syöttää tietoja tiedontallennusjärjestelmään ja tiedonhakujärjestelmään esimerkiksi skannauksen, manuaalisen syöttämisen tai sähköisen tiedonsiirron avulla, jotta voitaisiin käsitellä suuria tietomääriä.
Valmistella asiakirjoja arkistointia varten; varmistaa, että tiedot ovat aina helposti saatavilla.
Yrityksen toimintaa sääntelevät säännöt.
Toimistoavustaja - Mitkä taidot ovat hyödyllisiä muttei pakollisia?
Sähköpostiviestien, kirjeiden ja muiden kirjallisten asiakirjojen laatiminen sisällön tiivistävien avainsanojen tai avainkäsitteiden perusteella. Sopivan muodon ja kielen valinta asiakirjan tyypin mukaan.
Sen varmistaminen, että henkilötietojen tai institutionaalisten tietojen käyttäminen on tietojen saatavuutta koskevien oikeudellisten ja eettisten puitteiden mukaista.
Inventoida toimistotarvikkeet, kuten varusteet ja paperitarvikkeet, jotta tarvikkeet eivät lopu eikä niitä käytetään väärin.
Ladata analogisia asiakirjoja muuntamalla ne digitaaliseen muotoon käyttämällä erikoislaitteistoja ja -ohjelmistoja.
Ylläpitää tehokkaita sisäisiä viestintäjärjestelmiä työntekijöiden ja osastojen johtajien välillä.
Käyttää erikoissovelluksia ja -ohjelmistoja digitaalisten tietojen keräämistä ja säilyttämistä varten.
Seurata työntekijöiden lomia, sairauspoissaoloja ja poissaoloja, kirjata ne ja arkistoida tarvittavat asiakirjat ja todistukset.
Tehdä siivoustoimia, joita ovat esimerkiksi jätteen keräys, imurointi, roskakorien tyhjentäminen ja työtilan yleinen puhdistaminen. Siivouksessa on noudatettava tarvittaessa terveys- ja turvallisuusmääräyksiä.
Osata käyttää ja kirjoittaa asiakirjoja, tekstejä ja yleensäkin sisältöjä katsomatta näppäimistöä. Käyttää tekniikoita kirjoittaakseen asiakirjoja tällä tavalla.
Menetelmät, joilla puhuttua kieltä voidaan kirjoittaa nopeasti, kuten pikakirjoitus.
Suorittaa tehokas haku internetistä asiaankuuluvien tietojen keräämiseksi ja jakamiseksi muille.
Liiketoiminnan ja rahoitustapahtumien kirjaamis- ja yhteenvetomenetelmät sekä tulosten analysointi, todentaminen ja niistä raportointi.
Pitää kirjaa asiakkailta tulleista kysymyksistä, kommenteista ja valituksista sekä tehdyistä toimenpiteistä.
Asiakaspalvelun kanssa viestiminen läpinäkyvästi ja hyvässä yhteishengessä; palvelun toiminnan seuraaminen; tosiaikaisen tiedon välittäminen asiakkaille.
Erilaisten alkoholillisten ja alkoholittomien juomien, kuten virvoitusjuomien, mineraalivesien, viinin ja pullotetun oluen, tarjoileminen tiskin yli tai tarjottimen avulla.
Sen varmistaminen, että asiakirjojen hallinnalle asetettuja seuranta ja tallennus määräyksiä noudatetaan, esimerkiksi tarkistamalla, että asiakirjoihin tehtyjä muutoksia seurataan ja varmistamalla, että asiakirjat ovat luettavia ja että vanhentuneita asiakirjoja ei enää käytetä.
Laatia myytyjen tavaroiden tai tarjottujen palvelujen laskun, joka sisältää yksittäiset hinnat, kokonaissumman ja ehdot. Saada puhelimitse, faksilla ja internetin kautta tehtyjen tilausten käsittely päätökseen ja laskea asiakkaan lopullinen lasku.
Luonnostella, koota ja kirjoittaa sähköpostiviestejä, jotka sisältävät asianmukaiset tiedot, sisäiseen tai ulkoiseen viestintään sopivalla kielellä.
Käsitellä asiakkaiden tekemiä tilauksia. Ottaa vastaan asiakkaan tilaus ja määrittää vaatimukset, työprosessi ja aikataulu. Tehdä työ suunnitelman mukaisesti.
Osata käyttää Microsoft Office -ohjelmiston vakio-ohjelmia hyvin. Luoda asiakirja ja tehdä perusmuotoilu, lisätä sivunvaihtoja, luoda ylä- ja alatunnisteita ja lisätä grafiikkaa, luoda automaattisesti muotoiltuja sisällysluetteloja ja yhdistää osoitetietokannasta saadut tiedot kirjepohjiin (yleensä Excelissä). Luoda automaattisia laskentataulukoita, luoda kuvia sekä lajitella ja suodattaa tietotaulukoita.
Luoda ja ylläpitää tietokonearkistoja ja -tietokantoja ottamalla huomioon sähköisen tiedontallennusteknologian uusin kehitys.