Sihteeri – työpaikat Suomessa
Sihteereillä on erilaisia hallinnollisia tehtäviä, jotka helpottavat organisaation moitteetonta toimintaa. He vastaavat puheluihin, luonnostelevat ja lähettävät sähköpostiviestejä, huolehtivat päivyreistä, järjestävät tapaamisia, ottavat vastaan viestejä, arkistoivat asiakirjoja, järjestävät ja hoitavat kokouksia sekä hallinnoivat tietokantoja.
Sihteeri - Mitkä taidot ovat pakollisia?
Sisäisten tiedotteiden jakaminen käyttäen erilaisia yrityksen käytössä olevia viestintäkanavia.
Ylläpitää tehokkaita sisäisiä viestintäjärjestelmiä työntekijöiden ja osastojen johtajien välillä.
Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.
Koota asiakirjoja, jotka ovat peräisin kopiokoneesta, postista tai yritysten päivittäisistä toiminnoista.
Seurata työntekijöiden lomia, sairauspoissaoloja ja poissaoloja, kirjata ne ja arkistoida tarvittavat asiakirjat ja todistukset.
Järjestää ja luokitella laadittuja raportteja ja kirjeenvaihtoa, jotka liittyvät tehtyyn työhön ja tehtävien edistymiseen.
Käsitellä esimiesten tai johtajien yleensä suullisesti antamia ohjeita tarvittavista toimista. Huomioida ja toteuttaa esitetyt pyynnöt ja esittää niitä koskevia kysymyksiä.
Käsitellä postia ottaen huomioon tietosuojaan liittyvät kysymykset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset ja erityyppisten postilähetysten ominaisuudet.
Ohjelmoida, valmistella ja toteuttaa toimia, jotka on suoritettava päivittäin toimistoissa, kuten postiin liittyvät toiminnot, tavaran vastaanotto, johdon pitäminen tilanteen tasalla ja toiminnan sujuvuuden varmistaminen.
Aikatauluttaa ja vahvistaa tapaamisia toimiston työväelle, erityisesti esimiehille ja johdon työntekijöille, ulkoisten tahojen kanssa.
Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.
Täyttää erilaisia lomakkeita oikeilla tiedoilla, hyvällä käsialalla ja oikeassa ajassa.
Hallinnoida sisäisiä tai ulkoisia konferensseja ja kokouksia koskevia varauksia. Tutkia vaihtoehtoja ja tehdä matka- tai tilavarauksia toimistohenkilöstölle.
Toimittaa aikataulutiedot asianosaisille. Esittää aikataulu asianomaisille henkilöille ja ilmoittaa heille mahdollisista aikataulumuutoksista. Hyväksyä aikataulut ja varmistaa, että kaikki ovat ymmärtäneet heille lähetetyt tiedot.
Viestiä puhelimitse soittamalla puheluja ja vastaamalla niihin ajoissa, ammattimaisesti ja kohteliaasti.
Luonnostella, koota ja kirjoittaa sähköpostiviestejä, jotka sisältävät asianmukaiset tiedot, sisäiseen tai ulkoiseen viestintään sopivalla kielellä.
Osata käyttää Microsoft Office -ohjelmiston vakio-ohjelmia hyvin. Luoda asiakirja ja tehdä perusmuotoilu, lisätä sivunvaihtoja, luoda ylä- ja alatunnisteita ja lisätä grafiikkaa, luoda automaattisesti muotoiltuja sisällysluetteloja ja yhdistää osoitetietokannasta saadut tiedot kirjepohjiin (yleensä Excelissä). Luoda automaattisia laskentataulukoita, luoda kuvia sekä lajitella ja suodattaa tietotaulukoita.
Yrityksen toimintaa sääntelevät säännöt.
Sihteeri - Mitkä taidot ovat hyödyllisiä muttei pakollisia?
Asiakirjojen, diakuvien, julisteiden ja muun esitysmateriaalin laatiminen tiettyä esitystä varten.
Budjettien suunnittelu, seuraus ja niistä raportointi.
Valvoa, analysoida ja toimittaa riittävä määrä vaadittuja paperitarvikkeita, jotta yrityksen toiminta on sujuvaa.
Suunnitella kaikki liikematkajärjestelyt, mukaan lukien aikataulujen valmistelu, kuljetusten varaaminen, päivälliset ja majoitus.
Osoittaa vastuullisuutta ja palvella asiakkaita ammattimaisesti. Tähän sisältyvät esimerkiksi viestintätaidot ja asiakaslähtöisyyden painottaminen.
Viestiä tavarantoimittajien kanssa ja tilata myymälään painotuotteita, kuten sanomalehtiä, aikakauslehtiä, kirjoja ja paperituotteita.
Oikeuden ala ja lainsäädäntö, joka koskee koulutuspolitiikkaa ja alalla kansallisella (kansainvälisellä) tasolla työskenteleviä henkilöitä, kuten opettajia, opiskelijoita ja hallintovirkamiehiä.
Laatia kokouspöytäkirjan perusteella täydelliset kokousraportit, joissa tiedotetaan tärkeistä keskustelunaiheista ja tehdyistä päätöksistä asianomaisille henkilöille.
Käsitellä käteiskassaa yrityksen päivittäiseen toimintaan liittyvien pienten kulujen ja liiketoimien hoitamista varten.
Laatia ammattimaisesti kirjoitettua sisältöä, joka kuvaa tuotteita, hakemuksia, osia, toimintoja tai palveluja oikeudellisten vaatimusten sekä sisäisten tai ulkoisten standardien mukaisesti.
Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.
Liiketoiminnan ja rahoitustapahtumien kirjaamis- ja yhteenvetomenetelmät sekä tulosten analysointi, todentaminen ja niistä raportointi.
Oikeudenala, joka koskee työnantajien, työntekijöiden, ammattiliittojen ja hallituksen välisten suhteiden sääntelyä.
Sen varmistaminen, että verkkosivujen sisältö on ajan tasalla, järjestelmällisesti esitetty, houkutteleva ja täyttää kohdeyleisön tarpeet, yrityksen vaatimukset ja kansainväliset standardit. Linkkien toimivuuden tarkistaminen, julkaisuaikataulujen ja julkaisujärjestyksen asettaminen.
Jakaa asiakkaille kirjepostia, sanomalehtiä, paketteja ja yksityisiä viestejä.
Huolehtia organisaation tileistä ja rahoitustoiminnasta ja valvoa, että kaikki asiakirjat säilytetään asianmukaisesti, että kaikki tiedot ja laskelmat ovat moitteettomia ja että tehdään asianmukaiset päätökset.
Laatia myytyjen tavaroiden tai tarjottujen palvelujen laskun, joka sisältää yksittäiset hinnat, kokonaissumman ja ehdot. Saada puhelimitse, faksilla ja internetin kautta tehtyjen tilausten käsittely päätökseen ja laskea asiakkaan lopullinen lasku.
Sellaisiin hallintoalueisiin liittyvät prosessit, jotka koskevat oppilaitosta, sen johtajaa, työntekijöitä ja opiskelijoita.
Hallinnoida valuuttoja, valuutanvaihtotapahtumia, talletuksia sekä yrityksen ja maksusetelien maksuja. Valmistella ja hallinnoida vierailijatilejä ja ottaa vastaan käteis-, luottokortti- ja pankkikorttimaksuja.