Hallintoassistentti – työpaikat Suomessa
Hallintoassistentit antavat hallinnollista tukea ja tukevat esimiesten työtä. He hoitavat monenlaisia tehtäviä, kuten vastaavat puhelimeen, vastaanottavat ja opastavat vierailijoita, tilaavat toimistotarvikkeita, ylläpitävät toimiston sujuvaa toimintaa ja varmistavat, että laitteet toimivat asianmukaisesti.
Hallintoassistentti - Mitkä taidot ovat pakollisia?
Yrityksen sellaisten lakisääteisten rekisterien päivittäminen, joissa on merkityksellistä tietoa johtajista ja sihteereistä, johtajan eduista sekä osakkeenomistajien rekisteri.
Sellaisten tietojen hakeminen ja kerääminen, jotka ovat merkityksellisiä yritysten kehityksen kannalta eri aloilla (lakiasiat, kirjanpito, rahoitus, kaupalliset asiat).
Sisäisten tiedotteiden jakaminen käyttäen erilaisia yrityksen käytössä olevia viestintäkanavia.
Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.
Koota asiakirjoja, jotka ovat peräisin kopiokoneesta, postista tai yritysten päivittäisistä toiminnoista.
Järjestää ja luokitella laadittuja raportteja ja kirjeenvaihtoa, jotka liittyvät tehtyyn työhön ja tehtävien edistymiseen.
Selvittää epäselviä kysymyksiä ja vastata kysymyksiin ja tiedusteluihin, jotka koskevat laitoksen tai yrityksen yleisiä tietoja, kuten sääntöjä, määräyksiä ja menettelyjä. Antaa tietoja työntekijöille ja suurelle yleisölle.
Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.
Käsitellä postia ottaen huomioon tietosuojaan liittyvät kysymykset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset ja erityyppisten postilähetysten ominaisuudet.
Ohjelmoida, valmistella ja toteuttaa toimia, jotka on suoritettava päivittäin toimistoissa, kuten postiin liittyvät toiminnot, tavaran vastaanotto, johdon pitäminen tilanteen tasalla ja toiminnan sujuvuuden varmistaminen.
Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.
Täyttää erilaisia lomakkeita oikeilla tiedoilla, hyvällä käsialalla ja oikeassa ajassa.
Sen varmistaminen, että asiakirjojen hallinnalle asetettuja seuranta ja tallennus määräyksiä noudatetaan, esimerkiksi tarkistamalla, että asiakirjoihin tehtyjä muutoksia seurataan ja varmistamalla, että asiakirjat ovat luettavia ja että vanhentuneita asiakirjoja ei enää käytetä.
Hallinnoida sisäisiä tai ulkoisia konferensseja ja kokouksia koskevia varauksia. Tutkia vaihtoehtoja ja tehdä matka- tai tilavarauksia toimistohenkilöstölle.
Luonnostella, koota ja kirjoittaa sähköpostiviestejä, jotka sisältävät asianmukaiset tiedot, sisäiseen tai ulkoiseen viestintään sopivalla kielellä.
Osata käyttää Microsoft Office -ohjelmiston vakio-ohjelmia hyvin. Luoda asiakirja ja tehdä perusmuotoilu, lisätä sivunvaihtoja, luoda ylä- ja alatunnisteita ja lisätä grafiikkaa, luoda automaattisesti muotoiltuja sisällysluetteloja ja yhdistää osoitetietokannasta saadut tiedot kirjepohjiin (yleensä Excelissä). Luoda automaattisia laskentataulukoita, luoda kuvia sekä lajitella ja suodattaa tietotaulukoita.
Yrityksen toimintaa sääntelevät säännöt.
Hallintoassistentti - Mitkä taidot ovat hyödyllisiä muttei pakollisia?
Virallisten asiakirjojen, kuten remburssien, lähetystilausten ja alkuperätodistusten, täyttämisen järjestäminen.
Sen varmistaminen, että henkilötietojen tai institutionaalisten tietojen käyttäminen on tietojen saatavuutta koskevien oikeudellisten ja eettisten puitteiden mukaista.
Asiakirjojen, diakuvien, julisteiden ja muun esitysmateriaalin laatiminen tiettyä esitystä varten.
Tapahtumien koordinointi budjetin, logistiikan, tapahtumatuen, turvallisuuden, hätäsuunnitelmien ja seurantatoimenpiteiden suunnittelun avulla.
Hallita vieraita kieliä ja pystyä viestimään yhdellä tai useammalla vieraalla kielellä.
Inventoida toimistotarvikkeet, kuten varusteet ja paperitarvikkeet, jotta tarvikkeet eivät lopu eikä niitä käytetään väärin.
Suunnitella kaikki liikematkajärjestelyt, mukaan lukien aikataulujen valmistelu, kuljetusten varaaminen, päivälliset ja majoitus.
Ylläpitää tehokkaita sisäisiä viestintäjärjestelmiä työntekijöiden ja osastojen johtajien välillä.
Seurata työntekijöiden lomia, sairauspoissaoloja ja poissaoloja, kirjata ne ja arkistoida tarvittavat asiakirjat ja todistukset.
Käsitellä esimiesten tai johtajien yleensä suullisesti antamia ohjeita tarvittavista toimista. Huomioida ja toteuttaa esitetyt pyynnöt ja esittää niitä koskevia kysymyksiä.
Käsitellä käteiskassaa yrityksen päivittäiseen toimintaan liittyvien pienten kulujen ja liiketoimien hoitamista varten.
Menetelmät, joilla puhuttua kieltä voidaan kirjoittaa nopeasti, kuten pikakirjoitus.
Aikatauluttaa ja vahvistaa tapaamisia toimiston työväelle, erityisesti esimiehille ja johdon työntekijöille, ulkoisten tahojen kanssa.
Liiketoiminnan ja rahoitustapahtumien kirjaamis- ja yhteenvetomenetelmät sekä tulosten analysointi, todentaminen ja niistä raportointi.
Järjestää ja aikatauluttaa ammatillisia tapaamisia tai neuvotteluita asiakkaille tai esimiehille.
Kirjata asiakkaiden pyynnöt, valitukset ja myynninjälkeisiä palveluita koskevat tiedustelut, seurata niitä, ratkaista ne ja vastata niihin.
Jakaa asiakkaille kirjepostia, sanomalehtiä, paketteja ja yksityisiä viestejä.
Laatia myytyjen tavaroiden tai tarjottujen palvelujen laskun, joka sisältää yksittäiset hinnat, kokonaissumman ja ehdot. Saada puhelimitse, faksilla ja internetin kautta tehtyjen tilausten käsittely päätökseen ja laskea asiakkaan lopullinen lasku.
Tehdä yhteistyötä muiden osastojen johtajien kanssa tehokkaan palvelun ja viestinnän varmistamiseksi esimerkiksi myynnissä, suunnittelussa, hankintatoimessa, kaupankäynnissä, jakelussa ja teknisissä asioissa.