Arkivassistent – jobb i Finland
Arkivassistenter ansvarar för att föra register över företag och hantera formulär och information. De organiserar och hämtar ut dokument vid behov och ser till att det finns ett effektivt fungerande system.
Arkivassistent - Vilka färdigheter är obligatoriska?
Säkerställa att åtkomst till personuppgifter eller institutionsdata överensstämmer med den lagstadgade och etiska ramen för sådan åtkomst.
Hantera handlingar som tillhör institut, enskilda individer, företagsorgan, samlingar och muntliga historiearkiv.
Se till att information som krävs eller begärs tillhandahålls i tydlig och fullständig form, på ett sätt som inte innebär att uppgifter avsiktligt undanhålls, till allmänheten eller till begärande parter.
Skapa ett arkiveringssystem. Skriva en dokumentkatalog. Märka dokument osv.
Sammanställa dokument som kommer från en kopieringsapparat, via post eller företags dagliga verksamhet.
Organisera och klassificera register över sammanställda rapporter och korrespondens i samband med utfört arbete och förloppsregister över arbetsuppgifter.
Göra lämpligt bruk i rätt tid av de kontorssystem som används i företag, beroende på syftet, oavsett om det gäller insamling av meddelanden, kundinformation eller planering av dagordningen. Det omfattar förvaltning av system såsom kundrelationshantering, hantering av leverantörer, lagring och röstmeddelanden.
Fylla i formulär av annat slag med korrekt information, läsbar kalligrafi och inom rimlig tid.
De mekanismer och bestämmelser som möjliggör selektiv tillträdeskontroll och garanterar att endast godkända parter (personer, processer, system och anordningar) har tillgång till data, sättet att följa konfidentiell information och riskerna för bristande regelefterlevnad.
Utföra administrativa uppgifter som arkivering, rapportskrivning och sköta postkorrespondens.
Säkerställa efterlevnad av standarder och regler för spårande och registrering inom dokumenthantering, t.ex. se till att ändringar identifieras, att dokumenten förblir läsbara och att inga föråldrade dokument används.
Förbereda handlingar för arkivering och tillse enkel tillgång till informationen.
Arkivassistent - Vilka färdigheter är nyttiga men inte obligatoriska?
Föra skriftliga register över alla utförda reparationer och underhållsåtgärder, inbegripet information om delar och material som har använts osv.
Ladda analoga dokument genom att omvandla dem till digitalt format med hjälp av specialiserad hårdvara och programvara.
Använda specialiserade applikationer och programvaror för att samla in och bevara digital information.
Föra bok över serviceåtgärder där data avseende ombordtid, aktiviteter, skeppares underskrifter och andra uppgifter registreras.
Organisera arkiv eller företagsdokument, utveckla klassificeringssystem för att göra all information mer lättåtkomlig.
Förfaranden som rör och vikten av journalföring i ett hälso- och sjukvårdssystem, t.ex. på sjukhus eller kliniker, de informationssystem som används för att föra och behandla journaler och hur man uppnår största möjliga noggrannhet i journaler.
Registrering av uppgifter om förfrågningar, synpunkter och klagomål från kunder samt åtgärder som ska vidtas.
Föra register över försäljningsinformation och distribution av material. Registrera rapporter om kundreaktioner på arbetsgivarnas produkter och kampanjer; presentera rapporterna för chefer.
Föra register över sålda produkter och tjänster, följa upp vilka produkter och tjänster som har sålts när samt så noggrant som möjligt föra register över kunder i syfte att möjliggöra förbättringar på säljavdelningen.
Se till att museets register är aktuella och överensstämmer med museistandarder.
Föra skriftliga register över mängden produkter i lager samt inkommande och utgående produkter som behövs för att tjänster, reparationer och underhållsarbeten ska kunna utföras.
Skapa och underhålla datorarkiv och databaser samt införliva den senaste utvecklingen inom elektronisk informationslagringsteknik.