Receptionist – jobb i Finland
Receptionister ansvarar för företags receptioner. De svarar i telefon, välkomnar besökare, ger information, svarar på frågor och informerar besökare. De utgör den första kontaktpunkten för kunderna.
Receptionist - Vilka färdigheter är obligatoriska?
Svara och kommunicera med kunder på ett maximalt effektivt och ändamålsenligt sätt för att möjliggöra för dem att få tillgång till önskade produkter eller tjänster, eller ge annan hjälp som de kan behöva.
Kommunicera transparenta instruktioner. Se till att budskapen förstås och följs korrekt.
Processer och principer relaterade till kunden, klienten, tjänsteanvändaren och till personliga tjänster; dessa kan inkludera rutiner för utvärdering av kundens eller tjänsteanvändarens nöjdhet.
Sprida interna meddelanden via de olika kommunikationskanaler som ett företag har till sitt förfogande.
Välkomna gäster på ett vänligt sätt till en viss plats.
Upprätthålla de loggböcker som krävs i enlighet med praxis och i etablerade format.
Organisera och underhålla receptionsområdet, inklusive hygien, för att göra ett gott intryck på gäster och besökare.
Ta emot, bearbeta och vidarebefordra meddelanden från telefonsamtal, fax, post och e-post till personer.
Acceptera, planera och ställa in tidsbokningar.
Följa organisationens eller avdelningens specifika standarder och riktlinjer. Förstå syftena med organisationen och gemensamma avtal och agera därefter.
Kommunicera över telefon genom att ringa och svara på samtal punktligt, professionellt och artigt.
Använda standardprogram som ingår i Microsoft Office. Skapa ett dokument och utföra grundläggande formatering, infoga sidbrytningar, skapa sidhuvuden eller sidfötter, infoga bilder, skapa automatiskt genererade tabeller och överföra formulärbrev från en adressdatabas. Skapa kalkylblad med automatisk beräkning, skapa bilder samt sortera och filtrera datatabeller.
Den uppsättning regler som reglerar ett företags verksamhet.
Receptionist - Vilka färdigheter är nyttiga men inte obligatoriska?
Administrera klagomål och negativ återkoppling från kunder i syfte att hantera problem och, i tillämpliga fall, tillhandahålla snabb återupptagning av servicen.
Genomföra förhandsbokning av en plats i enlighet med kundens krav och utfärda alla lämpliga handlingar.
Skapa ett arkiveringssystem. Skriva en dokumentkatalog. Märka dokument osv.
Använda olika typer av kommunikationskanaler, t.ex. muntlig, handskriven, digital och telefonkommunikation, i syfte att formulera och dela idéer eller information.
Hantera växelkassa för mindre kostnader och transaktioner som krävs för den dagliga driften av ett företag.
Skapa professionellt skrivet innehåll som beskriver produkter, tillämpningar, komponenter, funktioner eller tjänster i enlighet med rättsliga krav och interna eller externa standarder.
Pappersarbetet i samband med förvaltningsområdena inom kontorsmiljön. Verksamheterna eller processerna kan omfatta finansiell planering, registerföring och fakturering och förvaltning av en organisations allmänna logistik.
Göra lämpligt bruk i rätt tid av de kontorssystem som används i företag, beroende på syftet, oavsett om det gäller insamling av meddelanden, kundinformation eller planering av dagordningen. Det omfattar förvaltning av system såsom kundrelationshantering, hantering av leverantörer, lagring och röstmeddelanden.
Hantera post med beaktande av dataskyddsfrågor, hälso- och säkerhetskrav samt specifikationer för olika typer av post.
Metoder för registrering och sammanställning av affärs- och finansiella transaktioner samt analys, kontroll och rapportering av resultaten.
Arkivera och organisera egna administrationshandlingar av alla olika typer.
Sortera korrespondens och bifoga tidigare korrespondensregister eller -filer med inkommande post.
Registrera gäster och ge dem passerkort för tillträde till affärslokaler.
Ta emot betalningar, till exempel som kontanter eller via kreditkort och betalkort. Hantera ersättningar vid returer eller hantera kuponger och marknadsföringsinstrument såsom bonuskort eller medlemskort. Iaktta säkerhet och skydd av personuppgifter.
Sköta bokningsschemat för konferenser och möten av intern eller extern karaktär. Sköta bokning av resor och lokaler åt kontorspersonal.
Svara på frågor från kunder om resvägar, priser och bokning öga mot öga, per post, via e-post och telefon.
Distribuera brevväxling, tidningar, paket och privata meddelanden till kunder.
Ta fram fakturor över sålda varor eller tjänster innehållande styckpriser, summa och villkor. Slutföra orderbehandlingen av mottagna order via telefon, fax och internet och beräkna hur mycket kunden till slut ska betala.
Mata in information i ett system för datalagring och dataåtkomst med hjälp av bland annat skanning, manuell inskrivning via tangentbord eller elektronisk dataöverföring för att bearbeta stora mängder data.