Секретар приймальні/секретарка приймальні – робота у Фінляндії
Секретарі приймальні відповідають за приймальню підприємства. Вони відповідають на телефонні дзвінки, зустрічають гостей, передають інформацію, відповідають на запити та дають вказівки відвідувачам. Саме до них в першу чергу звертаються клієнти та споживачі.
Секретар приймальні/секретарка приймальні - Які навички обов'язкові?
Відповідати споживачам і спілкуватися з ними найбільш ефективним і прийнятним способом, щоб надати їм доступ до бажаних продуктів чи послуг або будь-якої іншої допомоги, яка їм може знадобитися.
Повідомляти прозорі інструкції. Переконатися, що інструкції зрозумілі та їх правильно дотримуються.
Процеси та принципи, пов’язані з клієнтом, замовником, користувачем послуг і персональними послугами; вони можуть включати процедури оцінки задоволеності клієнтів або користувачів послуг.
Поширювати внутрішню комунікацію за допомогою різних каналів зв’язку, які є в розпорядженні компанії.
Вітати гостей у певному місці.
Вести необхідні журнали відповідно до практики та у встановлених форматах.
Організувати та обслуговувати зону приймання, зокрема підтримувати її гігієну, щоб зберігати її належний стан для гостей і відвідувачів.
Отримувати, обробляти та передавати повідомлення особам, що надходять із телефонних дзвінків, факсів, поштових та електронних листів.
Приймати, планувати та скасовувати зустрічі.
Дотримуватися стандартів і настанов організації або відділу. Розуміти мотиви та спільні домовленості організації та діяти відповідно до них.
Підтримувати зв’язок телефоном, здійснюючи дзвінки та відповідаючи на них вчасно, професійно та ввічливо.
Використовувати стандартні програми пакета Microsoft Office. Створювати документ і виконувати базове форматування, вставляти розриви сторінок, робити верхні й нижні колонтитули, вставляти графічні зображення, створювати автоматично згенерований зміст і типові листи з бази даних адрес. Створювати зображення, а також електронні таблиці з автоматичним обчисленням, сортувати й фільтрувати таблиці з даними.
Набір правил, які регулюють діяльність компанії.
Секретар приймальні/секретарка приймальні - Які навички корисні, але не обов'язкові?
Обробляти скарги та негативні відгуки від споживачів, щоб розв’язувати проблеми та, де можливо, забезпечити швидке відновлення надання послуги.
Заздалегідь виконувати бронювання місця відповідно до вимог замовника та оформляти всі необхідні документи.
Створити систему документообігу. Складати каталог документів. Маркувати документи тощо.
Використовувати різні типи комунікаційних каналів, як-от вербальне, рукописне, цифрове та телефонне спілкування з метою створення та переказу ідей чи інформації.
Розпоряджатися дрібною готівкою для дрібних витрат і транзакцій, необхідних для щоденного ведення бізнесу.
Створити професійно написаний вміст, що описує вироби, програми, компоненти, функції чи послуги відповідно до вимог законодавства та внутрішніх або зовнішніх стандартів.
Процеси діловодства, пов’язані з адміністративними сферами офісного середовища. Діяльність або процеси можуть включати фінансове планування, ведення обліку та виставлення рахунків, а також керування загальною логістикою організації.
Доцільно та своєчасно використовувати офісні системи, що використовуються в бізнес-центрах залежно від мети, зокрема для збору повідомлень, зберігання інформації про клієнта або планування розкладу. До цього відноситься адміністрування таких систем, як-от управління взаємовідносинами з клієнтами, керування постачальниками, системи зберігання та голосової пошти.
Обробляти пошту, враховуючи питання захисту даних, вимоги щодо здоров’я та безпеки, а також характеристики різних видів пошти.
Методи фіксування та узагальнення фінансово-господарських операцій, а також аналізу, перевірки та подання результатів.
Зберігати та всебічно організовувати особисту адміністративну документацію.
Сортувати кореспонденцію і прикріплювати попередні записи або файли листування до вхідних листів.
Реєструвати гостей і давати їм бейджі для доступу до ділових зон.
Приймати платежі, зокрема готівкою, кредитною та дебетовою картками. Займатися відшкодуванням у разі повернення товару або керувати ваучерами та маркетинговими інструментами, зокрема бонусними або членськими картками. Звертати увагу на безпеку та захист персональних даних.
Керувати розкладом бронювання конференцій і зустрічей внутрішнього або зовнішнього характеру. Робити покупки та бронювати місця для подорожей або розміщення офісного персоналу.
Відповідати на запитання споживачів про маршрути, вартість та бронювання особисто, поштою, електронною поштою або телефоном.
Розповсюджувати клієнтам поштову кореспонденцію, газети, посилки та особисті повідомлення.
Готувати рахунок-фактуру на продані товари або надані послуги, що містить індивідуальні ціни, загальну суму та умови. Завершувати обробку замовлень, отриманих по телефону, факсу та інтернету, і розраховувати остаточний рахунок клієнта.
Вводити інформацію в систему зберігання та пошуку даних за допомогою таких процесів, як сканування, ручне введення або електронна передача даних, щоб обробляти великі обсяги даних.
Інші професії
- Співробітник офісу/співробітниця офісу
- Cекретар/секретарка
- Помічник з адміністративних питань/помічниця з адміністративних питань
- Фахівець з обслуговування/фахівчиня з обслуговування
- Конторський службовець (інвестиції)/конторська службовиця (інвестиції)
- Адміністратор закладу освіти/адміністраторка закладу освіти
- Реєстратор ветеринарного закладу/реєстраторка ветеринарного закладу
- Адміністратор салону краси/адміністраторка салону краси
- Помічник керівництва/помічниця керівництва
- Асистент агента з нерухомості/асистентка агента з нерухомості
- Співробітник, який працює з іноземною кореспонденцією/співробітниця, яка працює з іноземною кореспонденцією
- Представник служби оренди/представниця служби оренди