Помічник з адміністративних питань/помічниця з адміністративних питань – робота у Фінляндії
Помічники з адміністративних питань надають адміністративну та офісну підтримку керівникам. Вони виконують різноманітні завдання, наприклад, відповідають на телефонні дзвінки, приймають і направляють відвідувачів, замовляють канцелярське приладдя, підтримують безперебійну роботу офісних приміщень і забезпечують належну роботу обладнання та приладів.
Помічник з адміністративних питань/помічниця з адміністративних питань - Які навички обов'язкові?
Підтримувати в актуальному стані статутні книги компанії з відповідною інформацією про директорів та секретарів, частки участі директорів та реєстр акціонерів.
Шукати та збирати інформацію, необхідну для розвитку бізнесу в різних сферах, починаючи від юридичних, бухгалтерських, фінансових і закінчуючи комерційними питаннями.
Поширювати внутрішню комунікацію за допомогою різних каналів зв’язку, які є в розпорядженні компанії.
Створити систему документообігу. Складати каталог документів. Маркувати документи тощо.
Збирати разом документи, отримані з копіювального апарату, пошти або щоденних операцій бізнесу.
Організовувати та класифікувати записи підготовлених звітів та кореспонденції, пов’язаної з виконаною роботою, а також записи про хід виконання завдань.
Відповідати на запитання, допомагати із сумнівами та вирішувати запити щодо загальної інституційної та корпоративної інформації, як-от правила програми, положення та процедури. Допомагати інформацією як співробітникам, так і громадськості в цілому.
Доцільно та своєчасно використовувати офісні системи, що використовуються в бізнес-центрах залежно від мети, зокрема для збору повідомлень, зберігання інформації про клієнта або планування розкладу. До цього відноситься адміністрування таких систем, як-от управління взаємовідносинами з клієнтами, керування постачальниками, системи зберігання та голосової пошти.
Обробляти пошту, враховуючи питання захисту даних, вимоги щодо здоров’я та безпеки, а також характеристики різних видів пошти.
Програмувати, готувати та виконувати дії, які необхідно виконувати щодня в офісах, зокрема відправка пошти, отримання витратних матеріалів, оновлення менеджерів і співробітників, а також забезпечення безперебійної роботи.
Отримувати, обробляти та передавати повідомлення особам, що надходять із телефонних дзвінків, факсів, поштових та електронних листів.
Заповнювати форми різного характеру з точною інформацією, розбірливим каліграфічним почерком і вчасно.
Забезпечувати дотримання стандартів відстеження та реєстрації документів, а також принципів їх організації, зокрема виявляти зміни, щоб документи залишалися читабельними і щоб не використовувалися застарілі документи.
Керувати розкладом бронювання конференцій і зустрічей внутрішнього або зовнішнього характеру. Робити покупки та бронювати місця для подорожей або розміщення офісного персоналу.
Готувати, складати та писати листи з вичерпною інформацією та з використанням відповідної мови для внутрішнього чи зовнішнього спілкування.
Використовувати стандартні програми пакета Microsoft Office. Створювати документ і виконувати базове форматування, вставляти розриви сторінок, робити верхні й нижні колонтитули, вставляти графічні зображення, створювати автоматично згенерований зміст і типові листи з бази даних адрес. Створювати зображення, а також електронні таблиці з автоматичним обчисленням, сортувати й фільтрувати таблиці з даними.
Набір правил, які регулюють діяльність компанії.
Помічник з адміністративних питань/помічниця з адміністративних питань - Які навички корисні, але не обов'язкові?
Організовувати заповнення офіційних документів, як-от акредитиви, замовлення на відвантаження та сертифікати походження.
Упевнятися, що доступ до особистих або організаційних даних відповідає правовим та етичним нормам, які його регулюють.
Готувати документи, слайд-шоу, плакати та будь-які інші носії, необхідні для певної аудиторії.
Очолювати заходи, керуючи бюджетом, логістикою, підтримкою заходу, безпекою, планами на випадок надзвичайних ситуацій та подальшими діями.
Володіти іноземними мовами, щоб мати можливість спілкуватися однією або кількома.
Проводити інвентаризацію офісного приладдя, такого як обладнання та канцелярські товари, щоб уникнути їх нестачі або нецільового використання.
Планувати всі заходи для ділових поїздок, включно з підготовкою розкладу та бронюванням транспорту, вечерею та проживанням.
Підтримувати ефективну систему внутрішнього спілкування між співробітниками та керівниками відділів.
Слідкувати за відпустками, лікарняними листками та відсутністю працівників, реєструвати їх у журналі та подавати необхідні документи та довідки.
Опрацювати інструкції щодо процесу; як правило, вони усні, надані менеджерами, або директиви щодо дій, які необхідно виконати. Брати до уваги, ставити запитання та вживати заходів щодо замовлених запитів.
Розпоряджатися дрібною готівкою для дрібних витрат і транзакцій, необхідних для щоденного ведення бізнесу.
Методи швидкої транскрипції усного мовлення в текст, наприклад, стенографія.
Планувати та підтверджувати зустрічі для персоналу офісу, переважно керівників і керівних працівників, із зовнішніми сторонами.
Методи фіксування та узагальнення фінансово-господарських операцій, а також аналізу, перевірки та подання результатів.
Планувати та організовувати професійні зустрічі або зустрічі з клієнтами чи керівництвом.
Реєструвати й контролювати запити та скарги клієнтів, відповідати на них та вирішувати їх, а також здійснювати післяпродажне обслуговування.
Розповсюджувати клієнтам поштову кореспонденцію, газети, посилки та особисті повідомлення.
Готувати рахунок-фактуру на продані товари або надані послуги, що містить індивідуальні ціни, загальну суму та умови. Завершувати обробку замовлень, отриманих по телефону, факсу та інтернету, і розраховувати остаточний рахунок клієнта.
Підтримувати зв’язок з керівниками інших відділів, забезпечуючи ефективне обслуговування та комунікацію, а саме відділів продажів, планування, закупівлі, торгівлі, розподілу та технічних відділів.
Інші професії
- Cекретар/секретарка
- Співробітник офісу/співробітниця офісу
- Помічник керівництва/помічниця керівництва
- Помічник-референт/помічниця-референтка
- Секретар приймальні/секретарка приймальні
- Конторський службовець (інвестиції)/конторська службовиця (інвестиції)
- Співробітник, який працює з іноземною кореспонденцією/співробітниця, яка працює з іноземною кореспонденцією
- Діловод/діловодка
- Асистент із маркетингу/асистентка із маркетингу
- Помічник менеджера ланцюга постачання/помічниця менеджера ланцюга постачання
- Помічник-консультант депутата парламенту/помічниця-консультантка депутата парламенту
- Асистент агента з нерухомості/асистентка агента з нерухомості