Помічник керівництва/помічниця керівництва – робота у Фінляндії
Помічники керівництва виконують різні типи робіт, зазвичай під загальним керівництвом. Вони виконують адміністративні завдання та підтримують менеджерів, щоб забезпечити безперебійну роботу всього відділу.
Помічник керівництва/помічниця керівництва - Які навички обов'язкові?
Шукати та збирати інформацію, необхідну для розвитку бізнесу в різних сферах, починаючи від юридичних, бухгалтерських, фінансових і закінчуючи комерційними питаннями.
Поширювати внутрішню комунікацію за допомогою різних каналів зв’язку, які є в розпорядженні компанії.
Очолювати заходи, керуючи бюджетом, логістикою, підтримкою заходу, безпекою, планами на випадок надзвичайних ситуацій та подальшими діями.
Підтримувати ефективну систему внутрішнього спілкування між співробітниками та керівниками відділів.
Використовувати різні типи комунікаційних каналів, як-от вербальне, рукописне, цифрове та телефонне спілкування з метою створення та переказу ідей чи інформації.
Опрацювати інструкції щодо процесу; як правило, вони усні, надані менеджерами, або директиви щодо дій, які необхідно виконати. Брати до уваги, ставити запитання та вживати заходів щодо замовлених запитів.
Надавати підтримку та рішення менеджерам і директорам щодо їхніх бізнес-потреб і запитів щодо ведення бізнесу або щоденних операцій бізнес-підрозділу.
Доцільно та своєчасно використовувати офісні системи, що використовуються в бізнес-центрах залежно від мети, зокрема для збору повідомлень, зберігання інформації про клієнта або планування розкладу. До цього відноситься адміністрування таких систем, як-от управління взаємовідносинами з клієнтами, керування постачальниками, системи зберігання та голосової пошти.
Отримувати, обробляти та передавати повідомлення особам, що надходять із телефонних дзвінків, факсів, поштових та електронних листів.
Планувати та організовувати професійні зустрічі або зустрічі з клієнтами чи керівництвом.
Складати пов’язані з роботою звіти, які підтримують ефективне управління взаємовідносинами та високий стандарт документації та ведення записів. Писати й подавати результати та висновки чітко та зрозуміло, щоб вони були зрозумілі для аудиторії без досвіду у сфері.
Виконувати адміністративні завдання, зокрема подання, набір звітів і ведення поштової кореспонденції.
Звітувати перед керівництвом, радами директорів і комітетами організації.
Будувати позитивні, довготривалі ділові відносини між організаціями та зацікавленими третіми сторонами, як-от постачальники, дистриб’ютори, акціонери та інші зацікавлені сторони, щоб інформувати їх про організацію та її цілі.
Готувати, складати та писати листи з вичерпною інформацією та з використанням відповідної мови для внутрішнього чи зовнішнього спілкування.
Підтримувати зв’язок з керівниками інших відділів, забезпечуючи ефективне обслуговування та комунікацію, а саме відділів продажів, планування, закупівлі, торгівлі, розподілу та технічних відділів.
Набір правил, які регулюють діяльність компанії.
Помічник керівництва/помічниця керівництва - Які навички корисні, але не обов'язкові?
Підтримувати в актуальному стані статутні книги компанії з відповідною інформацією про директорів та секретарів, частки участі директорів та реєстр акціонерів.
Різні процеси, обов’язки, професійна лексика, роль в організації та інші особливості відділу бухгалтерського обліку, як-от ведення бухгалтерії, виставлення рахунків, звітність та оподаткування.
Володіти іноземними мовами, щоб мати можливість спілкуватися однією або кількома.
Використовувати моделі (описову або вивідну статистику) та методи (інтелектуальний аналіз даних або машинне навчання) для статистичного аналізу, а також інструменти ІКТ для аналізу даних, виявлення кореляцій та прогнозування тенденцій.
Різні процеси, обов’язки, професійна лексика, роль в організації та інші особливості фінансового відділу в організації. Розуміння фінансової звітності, інвестицій, політики розкриття інформації тощо.
Різні процеси, обов’язки, професійна лексика, роль в організації та інші особливості операційно-виробничого відділу в організації, як-от закупівлі, процеси ланцюга постачання та оброблення товарів.
Практика управління всіма аспектами іміджу та сприйняття компанії або окремої особи зацікавленими сторонами та суспільством загалом.
Написати повні звіти на основі протоколів, зроблених під час зустрічі, щоб повідомити відповідним людям про важливі моменти, які обговорювалися, і прийняті рішення.
Знати, використовувати та складати документи, тексти та контент загалом, не дивлячись на клавіатуру. Використовувати техніку для написання документів таким чином.
Допомагати відвідувачам, відповідаючи на їхні запитання, даючи задовільні пояснення, пропозиції та рекомендації.
Збирати інформацію та писати пресрелізи, зважаючи на цільову аудиторію та гарантуючи, що аудиторія зчитає повідомлення.
Планувати та підтверджувати зустрічі для персоналу офісу, переважно керівників і керівних працівників, із зовнішніми сторонами.
Різні процеси, обов’язки, професійна лексика, роль в організації та інші особливості відділу маркетингу, як-от аналіз ринку, маркетингові стратегії та рекламні процеси.
Різні процеси, обов’язки, професійна лексика, роль в організації та інші особливості відділу керування та стратегії в організації, як-от стратегічні процеси та загальне керування організацією.
Методології та процедури, пов’язані з найманням і підвищенням кваліфікації працівників, з метою забезпечення цінності для організації, а також потреби персоналу, пільги, вирішення конфліктів і забезпечення позитивної корпоративної атмосфери.
Визначати кількісні показники, які компанія або галузь використовує для оцінки або порівняння продуктивності з точки зору досягнення своїх оперативних і стратегічних цілей, використовуючи попередньо встановлені показники продуктивності.
Різні процеси, обов’язки, професійна лексика, роль в організації та інші особливості відділу продажів в організації.
Виконувати дії та операції, пов’язані з витратами, у рамках бухгалтерської діяльності, зокрема розробку стандартних витрат, аналіз середньої ціни, аналіз маржі та співвідношення витрат, контроль запасів та аналіз відхилень. Повідомляти про результати керівництву та надавати поради щодо можливих дій для контролю та зменшення витрат.
Різні процеси, обов’язки, професійна лексика, роль в організації та інші особливості юридичного відділу в організації, як-от патенти, судові справи та дотримання правових норм.
Різні процеси, обов’язки, професійна лексика, роль в організації та інші особливості відділу кадрів в організації, як-от підбір персоналу, пенсійні системи та програми розвитку персоналу.
Вести реєстр акціонерів та відстежувати зміни у володінні акціями компанії.
Переглядати чернетки, зроблені менеджерами, з метою перевірки повноти, точності та форматування.
Перекладати з однієї мови на іншу. Зіставляти слова та вирази з відповідниками в інших мовах, переконавшись, що повідомлення та нюанси оригінального тексту збережено.
Інші професії
- Помічник-референт/помічниця-референтка
- Помічник з адміністративних питань/помічниця з адміністративних питань
- Асистент із маркетингу/асистентка із маркетингу
- Політичний менеджер/політична менеджерка
- Менеджер зі стратегічного планування/менеджерка зі стратегічного планування
- Співробітник офісу/співробітниця офісу
- Cекретар/секретарка
- Менеджер із фінансових питань/менеджерка із фінансових питань
- Конторський (офісний) службовець (аудит)/конторська (офісна) службовиця (аудит)
- Конторський службовець (інвестиції)/конторська службовиця (інвестиції)
- Менеджер зі зв’язків із громадськістю/менеджерка зі зв’язків із громадськістю
- Фахівець з обслуговування/фахівчиня з обслуговування