Співробітник офісу/співробітниця офісу – робота у Фінляндії
Співробітники офісу відповідають за виконання канцелярських та адміністративних обов’язків в офісі та підтримку ділової діяльності у відділі. Вони допомагають усьому адміністративному персоналу, секретарям і помічникам, сортують пошту, заповнюють форми та документи, відповідають на телефонні дзвінки, вітають клієнтів і призначають зустрічі.
Співробітник офісу/співробітниця офісу - Які навички обов'язкові?
Відповідати споживачам і спілкуватися з ними найбільш ефективним і прийнятним способом, щоб надати їм доступ до бажаних продуктів чи послуг або будь-якої іншої допомоги, яка їм може знадобитися.
Поширювати внутрішню комунікацію за допомогою різних каналів зв’язку, які є в розпорядженні компанії.
Створити систему документообігу. Складати каталог документів. Маркувати документи тощо.
Збирати разом документи, отримані з копіювального апарату, пошти або щоденних операцій бізнесу.
Використовувати різні типи комунікаційних каналів, як-от вербальне, рукописне, цифрове та телефонне спілкування з метою створення та переказу ідей чи інформації.
Узгодити форму та вміст, щоб вони відповідали один одному.
Опрацювати інструкції щодо процесу; як правило, вони усні, надані менеджерами, або директиви щодо дій, які необхідно виконати. Брати до уваги, ставити запитання та вживати заходів щодо замовлених запитів.
Доцільно та своєчасно використовувати офісні системи, що використовуються в бізнес-центрах залежно від мети, зокрема для збору повідомлень, зберігання інформації про клієнта або планування розкладу. До цього відноситься адміністрування таких систем, як-от управління взаємовідносинами з клієнтами, керування постачальниками, системи зберігання та голосової пошти.
Обробляти пошту, враховуючи питання захисту даних, вимоги щодо здоров’я та безпеки, а також характеристики різних видів пошти.
Програмувати, готувати та виконувати дії, які необхідно виконувати щодня в офісах, зокрема відправка пошти, отримання витратних матеріалів, оновлення менеджерів і співробітників, а також забезпечення безперебійної роботи.
Отримувати, обробляти та передавати повідомлення особам, що надходять із телефонних дзвінків, факсів, поштових та електронних листів.
Заповнювати форми різного характеру з точною інформацією, розбірливим каліграфічним почерком і вчасно.
Складати, готувати та надсилати кореспонденцію клієнтам з інформацією про незавершені рахунки, комерційні повідомлення, листи з вибаченнями чи вітальні листи.
Застосовувати правила правопису й граматики та забезпечити послідовність у текстах.
Механізми та правила, які дають змогу здійснювати вибірковий контроль доступу та гарантують, що тільки уповноважені сторони (люди, процеси, системи та пристрої) мають доступ до даних, способи дотримання конфіденційності інформації та ризики недотримання.
Сортувати кореспонденцію і прикріплювати попередні записи або файли листування до вхідних листів.
Керувати розкладом бронювання конференцій і зустрічей внутрішнього або зовнішнього характеру. Робити покупки та бронювати місця для подорожей або розміщення офісного персоналу.
Класифікувати вхідну кореспонденцію, відбирати найважливіші листи та пакети і розподіляти їх у різні відділи компанії.
Підтримувати зв’язок телефоном, здійснюючи дзвінки та відповідаючи на них вчасно, професійно та ввічливо.
Розповсюджувати клієнтам поштову кореспонденцію, газети, посилки та особисті повідомлення.
Приймати доставлені пакунки та забезпечувати їх вчасну доставку до місця призначення.
Вводити інформацію в систему зберігання та пошуку даних за допомогою таких процесів, як сканування, ручне введення або електронна передача даних, щоб обробляти великі обсяги даних.
Готувати документи для архівування: забезпечувати вільний доступ до інформації в будь-який час.
Набір правил, які регулюють діяльність компанії.
Співробітник офісу/співробітниця офісу - Які навички корисні, але не обов'язкові?
Складати проєкти електронних листів, звернень та інших письмових документів на основі ключових слів або ключових понять, що окреслюють зміст. Вибирати відповідний формат і стиль мови відповідно до типу документа.
Упевнятися, що доступ до особистих або організаційних даних відповідає правовим та етичним нормам, які його регулюють.
Проводити інвентаризацію офісного приладдя, такого як обладнання та канцелярські товари, щоб уникнути їх нестачі або нецільового використання.
Завантажувати аналогові документи, перетворюючи їх у цифровий формат за допомогою спеціального апаратного й програмного забезпечення.
Підтримувати ефективну систему внутрішнього спілкування між співробітниками та керівниками відділів.
Використовувати спеціалізовані програми й програмне забезпечення для збору й збереження цифрової інформації.
Слідкувати за відпустками, лікарняними листками та відсутністю працівників, реєструвати їх у журналі та подавати необхідні документи та довідки.
Виконувати обов’язки з прибирання, зокрема виносити сміття, пилососити, спорожняти сміттєві баки та здійснювати загальне прибирання робочого простору. Під час прибирання слід дотримуватися правил охорони здоров’я та техніки безпеки, якщо це необхідно.
Знати, використовувати та складати документи, тексти та контент загалом, не дивлячись на клавіатуру. Використовувати техніку для написання документів таким чином.
Методи швидкої транскрипції усного мовлення в текст, наприклад, стенографія.
Execute efficient search on the internet in order to gather relevant information and share it with others.
Методи фіксування та узагальнення фінансово-господарських операцій, а також аналізу, перевірки та подання результатів.
Реєструвати деталі запитів, коментарів і скарг, отриманих від споживачів, а також заходи, яких необхідно вжити.
Спілкуватися зі службою обслуговування споживачів у прозорий спосіб співпраці; стежити за роботою служби; передавати споживачам інформацію в реальному часі.
Подавати різноманітні алкогольні та безалкогольні напої, зокрема прохолодні напої, мінеральні води, вино та пиво в пляшках, на прилавку або на підносі.
Забезпечувати дотримання стандартів відстеження та реєстрації документів, а також принципів їх організації, зокрема виявляти зміни, щоб документи залишалися читабельними і щоб не використовувалися застарілі документи.
Готувати рахунок-фактуру на продані товари або надані послуги, що містить індивідуальні ціни, загальну суму та умови. Завершувати обробку замовлень, отриманих по телефону, факсу та інтернету, і розраховувати остаточний рахунок клієнта.
Готувати, складати та писати листи з вичерпною інформацією та з використанням відповідної мови для внутрішнього чи зовнішнього спілкування.
Обробляти замовлення, розміщені клієнтами. Отримувати замовлення клієнта та визначати перелік вимог, робочий процес та часові рамки. Виконувати роботу відповідно до плану.
Використовувати стандартні програми пакета Microsoft Office. Створювати документ і виконувати базове форматування, вставляти розриви сторінок, робити верхні й нижні колонтитули, вставляти графічні зображення, створювати автоматично згенерований зміст і типові листи з бази даних адрес. Створювати зображення, а також електронні таблиці з автоматичним обчисленням, сортувати й фільтрувати таблиці з даними.
Створювати та підтримувати комп’ютерні архіви та бази даних, використовуючи найновіші розробки в галузі електронних технологій зберігання інформації.
Інші професії
- Помічник з адміністративних питань/помічниця з адміністративних питань
- Cекретар/секретарка
- Секретар приймальні/секретарка приймальні
- Конторський службовець (інвестиції)/конторська службовиця (інвестиції)
- Діловод/діловодка
- Помічник керівництва/помічниця керівництва
- Друкар/друкарка
- Асистент агента з нерухомості/асистентка агента з нерухомості
- Співробітник, який працює з іноземною кореспонденцією/співробітниця, яка працює з іноземною кореспонденцією
- Помічник-референт/помічниця-референтка
- Помічник-консультант депутата парламенту/помічниця-консультантка депутата парламенту
- Оператор із розрахунків/операторка із розрахунків