Johdon assistentti – työpaikat Suomessa
Johdon assistentit ovat taitavia hallinnon ammattilaisia, jotka työskentelevät korkean tason johtajien tai kansainvälisten laitosten kanssa eri toimialoilla. He järjestävät kokouksia, järjestävät ja ylläpitävät arkistoja, järjestävät matkoja, kouluttavat henkilöstöä, viestivät vierailla kielillä ja hoitavat toimiston päivittäisiä tehtäviä.
Johdon assistentti - Mitkä taidot ovat pakollisia?
Sähköpostiviestien, kirjeiden ja muiden kirjallisten asiakirjojen laatiminen sisällön tiivistävien avainsanojen tai avainkäsitteiden perusteella. Sopivan muodon ja kielen valinta asiakirjan tyypin mukaan.
Sellaisten tietojen hakeminen ja kerääminen, jotka ovat merkityksellisiä yritysten kehityksen kannalta eri aloilla (lakiasiat, kirjanpito, rahoitus, kaupalliset asiat).
Tapahtumien koordinointi budjetin, logistiikan, tapahtumatuen, turvallisuuden, hätäsuunnitelmien ja seurantatoimenpiteiden suunnittelun avulla.
Suunnitella kaikki liikematkajärjestelyt, mukaan lukien aikataulujen valmistelu, kuljetusten varaaminen, päivälliset ja majoitus.
Hyödyntää erilaisia viestintäkanavia, kuten puhumista, käsin kirjoittamista, digitaalista ja puhelinliikennettä, ajatusten tai tietojen kokoamista ja jakamista varten.
Käsitellä esimiesten tai johtajien yleensä suullisesti antamia ohjeita tarvittavista toimista. Huomioida ja toteuttaa esitetyt pyynnöt ja esittää niitä koskevia kysymyksiä.
Hallinnoida toimistojärjestelmiä, joita tarvitaan toimistotilojen sujuvaan ja päivittäiseen käyttöön, kuten sisäisiä viestintäjärjestelmiä, yrityksen sisäisiä ohjelmistoja ja toimistoverkkoja, ja ylläpitää niiden palvelutasoa.
Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.
Aikatauluttaa ja vahvistaa tapaamisia toimiston työväelle, erityisesti esimiehille ja johdon työntekijöille, ulkoisten tahojen kanssa.
Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.
Toteuttaa tietoturvaperiaatteita, -menetelmiä ja -asetuksia luottamuksellisuuden sekä tiedon eheyden ja käytettävyyden periaatteiden mukaisesti.
Noudattaa tietojen luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä.
Järjestää ja aikatauluttaa ammatillisia tapaamisia tai neuvotteluita asiakkaille tai esimiehille.
Hoitaa hallinnollisia tehtäviä, kuten arkistointia, raporttien kirjoittamista ja kirjeenvaihtoa.
Toimittaa aikataulutiedot asianosaisille. Esittää aikataulu asianomaisille henkilöille ja ilmoittaa heille mahdollisista aikataulumuutoksista. Hyväksyä aikataulut ja varmistaa, että kaikki ovat ymmärtäneet heille lähetetyt tiedot.
Luoda myönteinen, pitkäaikainen suhde organisaatioiden ja asianomaisten kolmansien osapuolten, kuten tavarantoimittajien, jakelijoiden, osakkeenomistajien ja muiden sidosryhmien välille, jotta niille voidaan antaa tietoa organisaatiosta ja sen tavoitteista.
Pitää tarkkaa osakasrekisteriä ja seurata yhtiön osakeomistuksen kehittymistä koskevia muutoksia.
Luonnostella, koota ja kirjoittaa sähköpostiviestejä, jotka sisältävät asianmukaiset tiedot, sisäiseen tai ulkoiseen viestintään sopivalla kielellä.
Tehdä yhteistyötä muiden osastojen johtajien kanssa tehokkaan palvelun ja viestinnän varmistamiseksi esimerkiksi myynnissä, suunnittelussa, hankintatoimessa, kaupankäynnissä, jakelussa ja teknisissä asioissa.
Yrityksen toimintaa sääntelevät säännöt.
Johdon assistentti - Mitkä taidot ovat hyödyllisiä muttei pakollisia?
Eteneminen uralla kansainväliselle tasolle, mikä usein edellyttää kykyä toimia vuorovaikutuksessa, suhteuttaa ja viestiä eri kulttuureista peräisin olevien ihmisten kanssa.
Virallisten asiakirjojen, kuten remburssien, lähetystilausten ja alkuperätodistusten, täyttämisen järjestäminen.
Asiakkaille vastaaminen ja heidän kanssaan kommunikoiminen mahdollisimman tehokkaasti ja asianmukaisesti, jotta he voivat saavat pääsyn haluamiinsa tuotteisiin tai palveluihin, tai muuta apua, jota he voivat tarvita.
Vuosibudjetin laatimisen tukeminen tuottamalla perustietoja, jotka on määritelty organisaation talousarvioprosessissa.
Asiakirjojen, diakuvien, julisteiden ja muun esitysmateriaalin laatiminen tiettyä esitystä varten.
Sellaisten kansainvälisten tariffien, verojen tai tullien tunteminen, jotka on maksettava tietystä tuonti- tai vientiaineiston luokasta.
Vuosineljänneksen tai verovuoden aikana kannettujen vähennyskelpoisten verojen yhteen laskeminen, jotta voidaan täyttää veroilmoituslomakkeet ja saada veronpalautuksia. Liiketoimea tukevien asiakirjojen säilyttäminen.
Hallita vieraita kieliä ja pystyä viestimään yhdellä tai useammalla vieraalla kielellä.
Ylläpitää henkilöstötietoja ja palkkakirjanpitoa. Kirjata arvioinnit, ylennykset tai kurinpitotoimet.
Kerätä, kirjata ja valmistella tiedot yrityksen taloudellisesta asemasta tietyn ajanjakson tai tilikauden lopussa. Tilinpäätös koostuu viidestä osasta, jotka ovat tase, tuloslaskelma, oman pääoman muutoksia koskeva laskelma sekä rahoituslaskelma ja liitetiedot.
Osoittaa tuntemusta kulttuurierojen suhteen toteuttamalla toimia, joilla edistetään positiivista vuorovaikutusta monikansallisten organisaatioiden ja eri kulttuureista tulevien ryhmien ja yksilöiden välillä, sekä edistää yhteisöön integroitumista.
Organisaation johdolle, hallitukselle tai komiteoille raportointi.
Tuotteiden ja laitteiden tuontia ja vientiä koskevien periaatteiden, kaupan rajoitusten, terveys- ja turvallisuustoimien, tarvittavien lupien jne. tuntemus.
Luoda myönteistä viestintädynamiikkaa eri maiden organisaatioiden kanssa yhteistyösuhteen luomiseksi ja tietojenvaihdon optimoimiseksi.
Muokata johdon tekemiä luonnoksia kattavuuden, oikeellisuuden ja esitystavan tarkastamiseksi.
Kääntää yhtä kieltä toiselle kielelle. Etsiä sanoille ja ilmauksille vastineet toisilla kielillä ja varmistaa samalla, että alkutekstin sanoma ja vivahteet säilyvät.