Vastaanottoavustaja – työpaikat Suomessa
Vastaanottoavustajat ovat vastuussa yrityksen vastaanottotilasta. He vastaavat puhelimeen, ottavat vieraat vastaan, välittävät tietoa, vastaavat tiedusteluihin ja opastavat vierailijoita. He ovat ensimmäisenä yhteydessä asiakkaisiin.
Vastaanottoavustaja - Mitkä taidot ovat pakollisia?
Asiakkaille vastaaminen ja heidän kanssaan kommunikoiminen mahdollisimman tehokkaasti ja asianmukaisesti, jotta he voivat saavat pääsyn haluamiinsa tuotteisiin tai palveluihin, tai muuta apua, jota he voivat tarvita.
Ohjeista kertominen avoimesti. Sen varmistaminen, että viestit ymmärretään oikein ja että niitä noudatetaan asianmukaisesti.
Asiakkaaseen, palvelun käyttäjään ja henkilökohtaiseen palveluun liittyvät prosessit ja periaatteet. Näihin voivat lukeutua menettelyt, joilla arvioidaan asiakkaan tai palvelun käyttäjän tyytyväisyyttä.
Sisäisten tiedotteiden jakaminen käyttäen erilaisia yrityksen käytössä olevia viestintäkanavia.
Toivottaa vieraat tervetulleeksi tiettyyn paikkaan.
Ylläpitää tarvittavia lokikirjoja käytännön mukaisesti ja vakiintuneessa muodossa.
Huolehtia vastaanottoalueen järjestämisestä ja ylläpidosta, jotta se olisi asianmukaisessa kunnossa saapuvia vieraita ja kävijöitä varten.
Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.
Hyväksyä, aikatauluttaa ja peruuttaa ajanvarauksia.
Noudattaa organisaation tai osaston standardeja ja ohjeita. Ymmärtää organisaation ja yhteisten sopimusten perusteet ja toimia niiden mukaisesti.
Viestiä puhelimitse soittamalla puheluja ja vastaamalla niihin ajoissa, ammattimaisesti ja kohteliaasti.
Osata käyttää Microsoft Office -ohjelmiston vakio-ohjelmia hyvin. Luoda asiakirja ja tehdä perusmuotoilu, lisätä sivunvaihtoja, luoda ylä- ja alatunnisteita ja lisätä grafiikkaa, luoda automaattisesti muotoiltuja sisällysluetteloja ja yhdistää osoitetietokannasta saadut tiedot kirjepohjiin (yleensä Excelissä). Luoda automaattisia laskentataulukoita, luoda kuvia sekä lajitella ja suodattaa tietotaulukoita.
Yrityksen toimintaa sääntelevät säännöt.
Vastaanottoavustaja - Mitkä taidot ovat hyödyllisiä muttei pakollisia?
Hallita asiakkaiden tekemiä valituksia ja kielteistä palautetta, ratkaista ongelmia ja tarvittaessa normalisoida palvelu nopeasti.
Tehdä varauksia etukäteen asiakkaan vaatimuksen mukaisesti ja toimittaa kaikki tarvittavat asiakirjat.
Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.
Hyödyntää erilaisia viestintäkanavia, kuten puhumista, käsin kirjoittamista, digitaalista ja puhelinliikennettä, ajatusten tai tietojen kokoamista ja jakamista varten.
Käsitellä käteiskassaa yrityksen päivittäiseen toimintaan liittyvien pienten kulujen ja liiketoimien hoitamista varten.
Laatia ammattimaisesti kirjoitettua sisältöä, joka kuvaa tuotteita, hakemuksia, osia, toimintoja tai palveluja oikeudellisten vaatimusten sekä sisäisten tai ulkoisten standardien mukaisesti.
Toimistoympäristön hallinnollisiin alueisiin liittyvät muodollisuudet. Toiminnot tai prosessit voivat sisältää rahoitussuunnittelua, kirjanpitoa ja laskutusta sekä organisaation yleisen logistiikan hallinnointia.
Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.
Käsitellä postia ottaen huomioon tietosuojaan liittyvät kysymykset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset ja erityyppisten postilähetysten ominaisuudet.
Liiketoiminnan ja rahoitustapahtumien kirjaamis- ja yhteenvetomenetelmät sekä tulosten analysointi, todentaminen ja niistä raportointi.
Arkistoida ja järjestää henkilöstöhallinnon asiakirjat kattavalla tavalla.
Lajitella kirjeenvaihto ja liittää sähköpostiviestit aiemmin tallennettuun tai arkistoituun kirjeenvaihtoon.
Rekisteröidä vieraat ja antaa heille kulkuluvat liiketoimitiloihin.
Erilaisten maksujen, kuten käteismaksujen, luottokorttimaksujen tai pankkikorttimaksujen, hyväksyminen. Rahanpalautusten hoitaminen palautusten yhteydessä tai arvoseteleiden tai markkinointivälineiden, kuten bonuskorttien tai jäsenkorttien, antaminen. Turvallisuuden ja henkilötietojen suojan huomioon ottaminen.
Hallinnoida sisäisiä tai ulkoisia konferensseja ja kokouksia koskevia varauksia. Tutkia vaihtoehtoja ja tehdä matka- tai tilavarauksia toimistohenkilöstölle.
Vastata asiakkaiden kysymyksiin, jotka koskevat reittejä, hintoja ja varauksia, henkilökohtaisesti, postitse, sähköpostitse ja puhelimitse.
Jakaa asiakkaille kirjepostia, sanomalehtiä, paketteja ja yksityisiä viestejä.
Laatia myytyjen tavaroiden tai tarjottujen palvelujen laskun, joka sisältää yksittäiset hinnat, kokonaissumman ja ehdot. Saada puhelimitse, faksilla ja internetin kautta tehtyjen tilausten käsittely päätökseen ja laskea asiakkaan lopullinen lasku.
Syöttää tietoja tiedontallennusjärjestelmään ja tiedonhakujärjestelmään esimerkiksi skannauksen, manuaalisen syöttämisen tai sähköisen tiedonsiirron avulla, jotta voitaisiin käsitellä suuria tietomääriä.