Помічник-референт/помічниця-референтка – робота у Фінляндії
Помічники-референти — це досвідчені адміністративні фахівці, які працюють з керівниками вищого рівня або в міжнародних установах у різних галузях. Вони організовують зустрічі, організовують і ведуть файли, організовують поїздки, навчають співробітників, спілкуються іншими мовами та керують повсякденною роботою офісу.
Помічник-референт/помічниця-референтка - Які навички обов'язкові?
Складати проєкти електронних листів, звернень та інших письмових документів на основі ключових слів або ключових понять, що окреслюють зміст. Вибирати відповідний формат і стиль мови відповідно до типу документа.
Шукати та збирати інформацію, необхідну для розвитку бізнесу в різних сферах, починаючи від юридичних, бухгалтерських, фінансових і закінчуючи комерційними питаннями.
Очолювати заходи, керуючи бюджетом, логістикою, підтримкою заходу, безпекою, планами на випадок надзвичайних ситуацій та подальшими діями.
Планувати всі заходи для ділових поїздок, включно з підготовкою розкладу та бронюванням транспорту, вечерею та проживанням.
Використовувати різні типи комунікаційних каналів, як-от вербальне, рукописне, цифрове та телефонне спілкування з метою створення та переказу ідей чи інформації.
Опрацювати інструкції щодо процесу; як правило, вони усні, надані менеджерами, або директиви щодо дій, які необхідно виконати. Брати до уваги, ставити запитання та вживати заходів щодо замовлених запитів.
Забезпечувати надійну роботу різних офісних систем, необхідних для щоденної безперебійної роботи офісних засобів (систем внутрішньої комунікації, програмного забезпечення загального користування в компанії й офісних мереж), а також управляти такими системами.
Доцільно та своєчасно використовувати офісні системи, що використовуються в бізнес-центрах залежно від мети, зокрема для збору повідомлень, зберігання інформації про клієнта або планування розкладу. До цього відноситься адміністрування таких систем, як-от управління взаємовідносинами з клієнтами, керування постачальниками, системи зберігання та голосової пошти.
Планувати та підтверджувати зустрічі для персоналу офісу, переважно керівників і керівних працівників, із зовнішніми сторонами.
Отримувати, обробляти та передавати повідомлення особам, що надходять із телефонних дзвінків, факсів, поштових та електронних листів.
Впроваджувати політику, методи та правила безпеки даних та інформації з метою дотримання принципів конфіденційності, цілісності та доступності.
Дотримуватись правил про нерозголошення інформації іншим особам, окрім уповноважених осіб.
Планувати та організовувати професійні зустрічі або зустрічі з клієнтами чи керівництвом.
Виконувати адміністративні завдання, зокрема подання, набір звітів і ведення поштової кореспонденції.
Передавати відповідну інформацію про розклад. Представляти розклад зацікавленим особам і повідомити їм про будь-які зміни в розкладі. Затвердити розклади та переконатися, що всі зрозуміли надіслану їм інформацію.
Будувати позитивні, довготривалі ділові відносини між організаціями та зацікавленими третіми сторонами, як-от постачальники, дистриб’ютори, акціонери та інші зацікавлені сторони, щоб інформувати їх про організацію та її цілі.
Вести реєстр акціонерів та відстежувати зміни у володінні акціями компанії.
Готувати, складати та писати листи з вичерпною інформацією та з використанням відповідної мови для внутрішнього чи зовнішнього спілкування.
Підтримувати зв’язок з керівниками інших відділів, забезпечуючи ефективне обслуговування та комунікацію, а саме відділів продажів, планування, закупівлі, торгівлі, розподілу та технічних відділів.
Набір правил, які регулюють діяльність компанії.
Помічник-референт/помічниця-референтка - Які навички корисні, але не обов'язкові?
Працювати в міжнародному середовищі, що часто вимагає вміння взаємодіяти та спілкуватися з представниками різних культур.
Організовувати заповнення офіційних документів, як-от акредитиви, замовлення на відвантаження та сертифікати походження.
Відповідати споживачам і спілкуватися з ними найбільш ефективним і прийнятним способом, щоб надати їм доступ до бажаних продуктів чи послуг або будь-якої іншої допомоги, яка їм може знадобитися.
Підтримувати розробку річного бюджету шляхом створення базових даних, як це визначено процесом операційного бюджету.
Готувати документи, слайд-шоу, плакати та будь-які інші носії, необхідні для певної аудиторії.
Міжнародні тарифи, податки або мита, які повинні бути сплачені за певний клас імпортних або експортних матеріалів.
Підсумовувати всі податки, що підлягають вирахуванню, утримані протягом кварталу або фінансового року, щоб заповнити податкові декларації та подати їх до державних органів для декларування податкових зобов’язань. Зберігати документи та записи, що підтверджують транзакцію.
Володіти іноземними мовами, щоб мати можливість спілкуватися однією або кількома.
Вести кадрову документацію, а також звіти по заробітній платі. Реєструвати оцінки, просування по службі та дисциплінарні стягнення.
Збирати, вводити та готувати сукупність фінансових документів, що розкривають фінансовий стан компанії на кінець певного періоду або звітного року. Фінансова звітність складається з п’яти частин: звіту про фінансовий стан, звіту про сукупний дохід, звіту про зміни у власному капіталі (SOCE), звіту про рух грошових коштів і приміток до звіту.
Виявляти чутливість до культурних відмінностей, вживаючи заходи, які сприяють позитивній взаємодії між міжнародними організаціями, між групами чи окремими особами з різних культур, та заохочувати до інтеграції в спільноту.
Звітувати перед керівництвом, радами директорів і комітетами організації.
Принципи, які регулюють імпорт та експорт продукції та обладнання, торговельні обмеження, заходи з охорони здоров’я та безпечності, ліцензії тощо.
Будувати позитивну динаміку спілкування з організаціями з різних країн, щоб побудувати відносини співпраці та оптимізувати обмін інформацією.
Переглядати чернетки, зроблені менеджерами, з метою перевірки повноти, точності та форматування.
Перекладати з однієї мови на іншу. Зіставляти слова та вирази з відповідниками в інших мовах, переконавшись, що повідомлення та нюанси оригінального тексту збережено.
Інші професії
- Помічник керівництва/помічниця керівництва
- Помічник з адміністративних питань/помічниця з адміністративних питань
- Асистент із маркетингу/асистентка із маркетингу
- Cекретар/секретарка
- Співробітник офісу/співробітниця офісу
- Менеджер із фінансових питань/менеджерка із фінансових питань
- Офісний службовець/офісна службовиця
- Конторський (офісний) службовець (аудит)/конторська (офісна) службовиця (аудит)
- Бізнес-менеджер/бізнес-менеджерка
- Помічник бухгалтера/помічниця бухгалтера
- Конторський службовець (інвестиції)/конторська службовиця (інвестиції)
- Керівник філії/керівниця філії