Arkistoija – työpaikat Suomessa
Arkistoijat ovat vastuussa yrityksen arkistoinnista sekä tietojen ja lomakkeiden hallinnoinnista. He järjestävät ja hakevat asiakirjoja tarvittaessa ja varmistavat tehokkaan työskentelyjärjestelmän.
Arkistoija - Mitkä taidot ovat pakollisia?
Sen varmistaminen, että henkilötietojen tai institutionaalisten tietojen käyttäminen on tietojen saatavuutta koskevien oikeudellisten ja eettisten puitteiden mukaista.
Laitosten, henkilöiden, yritysten, kokoelmien ja suullisen historian arkistojen elinkaaresta huolehtiminen.
Varmistaa, että tarvittavat tai pyydetyt tiedot annetaan yleisölle tai niitä pyytäneille tahoille selkeästi ja täydellisesti siten, että tietoja ei nimenomaisesti pyritä salaamaan.
Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.
Koota asiakirjoja, jotka ovat peräisin kopiokoneesta, postista tai yritysten päivittäisistä toiminnoista.
Järjestää ja luokitella laadittuja raportteja ja kirjeenvaihtoa, jotka liittyvät tehtyyn työhön ja tehtävien edistymiseen.
Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.
Täyttää erilaisia lomakkeita oikeilla tiedoilla, hyvällä käsialalla ja oikeassa ajassa.
Mekanismit ja säännökset, joiden avulla käyttöoikeuksia voidaan valvoa valikoidusti ja taata, että vain valtuutetuilla osapuolilla (ihmisillä, prosesseilla, järjestelmillä ja laitteilla) on pääsy tietoihin ja että tietojen salassapitoa noudatetaan ja vaatimustenvastaisuuden riskejä seurataan.
Hoitaa hallinnollisia tehtäviä, kuten arkistointia, raporttien kirjoittamista ja kirjeenvaihtoa.
Sen varmistaminen, että asiakirjojen hallinnalle asetettuja seuranta ja tallennus määräyksiä noudatetaan, esimerkiksi tarkistamalla, että asiakirjoihin tehtyjä muutoksia seurataan ja varmistamalla, että asiakirjat ovat luettavia ja että vanhentuneita asiakirjoja ei enää käytetä.
Valmistella asiakirjoja arkistointia varten; varmistaa, että tiedot ovat aina helposti saatavilla.
Arkistoija - Mitkä taidot ovat hyödyllisiä muttei pakollisia?
Kirjan pitäminen kaikista korjauksista ja kunnossapitotoimista, mukaan lukien tiedot käytetyistä osista ja materiaaleista jne.
Ladata analogisia asiakirjoja muuntamalla ne digitaaliseen muotoon käyttämällä erikoislaitteistoja ja -ohjelmistoja.
Käyttää erikoissovelluksia ja -ohjelmistoja digitaalisten tietojen keräämistä ja säilyttämistä varten.
Pitää meripalvelukirjaa, johon tallennetaan aluksen aika, tehtävät, kapteenien allekirjoitukset ja muita tietoja.
Järjestää arkistoja tai liiketoimintatietoja; kehittää luokittelujärjestelmiä, jotka helpottavat pääsyä kaikkiin tietoihin.
Terveydenhuoltojärjestelmän, kuten sairaaloiden tai klinikoiden, kirjanpidon menettelyt ja merkitys, tietojen säilyttämiseen ja käsittelyyn käytettävät tietojärjestelmät ja tietojen mahdollisimman suuren tarkkuuden saavuttaminen.
Pitää kirjaa asiakkailta tulleista kysymyksistä, kommenteista ja valituksista sekä tehdyistä toimenpiteistä.
Pitää kirjaa myyntitiedoista ja materiaalin jakelusta. Tallentaa tietoa siitä, miten asiakkaat reagoivat työnantajan tuotteisiin ja myyntikampanjoihin, ja esittää nämä raportit johdolle.
Pitää kirjaa tuotteiden ja palvelujen myyntitoiminnasta, jäljittää asiakkaalle myydyt tuotteet ja palvelut ja niiden myyntiajankohdat sekä pitää yllä asiakastietokantaa mahdollisimman hyvin, jotta myyntiosaston toimintaa voitaisiin parantaa.
Vastata museon arkistoista museostandardien mukaisesti.
Pitää kirjallista kirjanpitoa varastossa olevien tuotteiden määrästä sekä palvelujen, korjausten ja huoltotöiden asianmukaisen toiminnan edellyttämistä saapuvista ja lähtevistä tuotteista.
Luoda ja ylläpitää tietokonearkistoja ja -tietokantoja ottamalla huomioon sähköisen tiedontallennusteknologian uusin kehitys.